Glosario ERP y NetSuite

Introducción

Un ERP (Enterprise Resource Planning) es el sistema que centraliza en una única base de datos la contabilidad, las ventas, las compras, el inventario, los proyectos y las personas de una empresa. NetSuite es el ERP en la nube de Oracle, nativo SaaS desde 1998, y el sistema en el que BIT Technologies implementa la mayoría de estos conceptos.

Este glosario recoge los términos que aparecen una y otra vez en cualquier proyecto ERP. Cada entrada indica el término en inglés (así aparece en NetSuite y en la mayoría de la documentación), su equivalente en español y una definición breve. Cuando NetSuite lo trata de forma particular, lo señalamos.

Los términos están agrupados por área. Si buscas uno concreto, usa el buscador de abajo.

Procesos end-to-end

Los ERP se diseñan alrededor de procesos que cruzan varios departamentos. Estos son los que dan nombre a la mayoría de módulos y proyectos.

Order to Cash (O2C) — del pedido al cobro. Ciclo completo de venta: presupuesto, pedido de venta, cumplimiento o entrega, factura, cobro y aplicación del pago. Es el proceso que genera ingresos. En NetSuite lo forman Estimate → Sales Order → Item Fulfillment → Invoice → Customer Payment.

Procure to Pay (P2P) — de la compra al pago. Ciclo completo de compra: solicitud, orden de compra, recepción de mercancía, factura de proveedor y pago. En NetSuite: Purchase Request → Purchase Order → Item Receipt → Vendor Bill → Bill Payment.

Record to Report (R2R) — del registro al informe. Proceso contable: captura de transacciones, asientos, conciliación, cierre de periodo y elaboración de estados financieros. Abarca todo lo que ocurre entre que una operación entra en el libro mayor y aparece en el balance.

Quote to Cash (Q2C) — del presupuesto al cobro. Variante de O2C que incluye la fase comercial previa: configuración del producto o servicio, precio, presupuesto y contrato. Frecuente en empresas de suscripción y servicios.

Lead to Cash (L2C) — del lead al cobro. Extiende Q2C hacia atrás hasta el marketing y la captación del cliente potencial. Cubre CRM y ERP en un solo flujo.

Hire to Retire (H2R) — de la contratación a la jubilación. Ciclo de vida del empleado: contratación, alta, nómina, evaluación, promociones y baja. En NetSuite corresponde a SuitePeople.

Plan to Produce (P2P de fabricación). Ciclo de producción: planificación de demanda, lista de materiales, órdenes de trabajo, consumo de materiales y producto terminado. Relevante en NetSuite Manufacturing.

Design to Build / Idea to Market. Ciclos de desarrollo de producto, desde el diseño hasta el lanzamiento. Aparecen en fabricación discreta y en PLM.

Acquire to Retire (A2R) — del activo a la baja. Ciclo de vida de los activos fijos: compra, capitalización, amortización, revalorización y baja o venta. En NetSuite lo gestiona el módulo Fixed Assets Management.

Project to Profit / Bid to Bill. Ciclo de una empresa de servicios: oferta, proyecto, registro de horas y gastos, facturación por hitos o tiempo y análisis de rentabilidad. En NetSuite corresponde a Project Management y SuiteProjects.

Contabilidad y finanzas

General Ledger (GL) — libro mayor. Registro central de todas las transacciones contables de la empresa, organizado por cuentas. Cada módulo del ERP (ventas, compras, inventario, nómina) acaba generando apuntes en el GL. Es la fuente única del balance y la cuenta de resultados.

Chart of Accounts (COA) — plan de cuentas. Lista estructurada de todas las cuentas contables (activo, pasivo, patrimonio, ingresos, gastos). En España sigue el PGC; en Alemania, SKR03/SKR04. En NetSuite cada cuenta tiene un tipo que determina dónde aparece en los informes financieros.

Journal Entry — asiento contable. Apunte manual o automático que mueve importes entre cuentas del GL, siempre con debe y haber cuadrados. En NetSuite casi todas las transacciones generan asientos automáticos; los manuales se usan para ajustes, provisiones y reclasificaciones.

Debit / Credit — debe / haber. Las dos columnas de cualquier asiento. El debe aumenta activos y gastos; el haber aumenta pasivos, patrimonio e ingresos.

Subledger — libro auxiliar. Registro detallado de una área concreta (clientes, proveedores, activos fijos, inventario) cuyo saldo total debe cuadrar con su cuenta de control en el GL.

Accounts Receivable (AR) — cuentas a cobrar. Importes que los clientes deben a la empresa por ventas a crédito. Es un activo. En NetSuite, el módulo AR incluye facturas, cobros, notas de crédito y el aging de clientes.

Accounts Payable (AP) — cuentas a pagar. Importes que la empresa debe a sus proveedores. Es un pasivo. En NetSuite: facturas de proveedor, pagos, notas de crédito de proveedor y aging de proveedores.

Invoice — factura. Documento que reclama el pago por bienes o servicios entregados. Genera un apunte en AR (factura de venta) o en AP (factura de proveedor, *Vendor Bill* en NetSuite).

Credit Note / Credit Memo — nota de crédito o factura rectificativa. Documento que reduce o anula una factura ya emitida, por devolución, error o descuento posterior. En NetSuite, *Credit Memo* para clientes y *Vendor Credit* para proveedores. En España equivale a la factura rectificativa exigida por el reglamento de facturación.

Debit Note — nota de débito. Documento que aumenta el importe que un cliente debe, por cargos adicionales no incluidos en la factura original. Menos habitual que la nota de crédito.

Accounting Period — periodo contable. Intervalo (normalmente mensual, trimestral y anual) en el que se agrupan las transacciones. En NetSuite los periodos se abren y cierran de forma explícita; una vez cerrado, no admite nuevos apuntes sin reabrirlo.

Fiscal Year — ejercicio fiscal. Año contable de la empresa. No tiene por qué coincidir con el año natural.

Period Close / Month-End Close — cierre de periodo. Conjunto de tareas para cerrar un periodo: conciliaciones, provisiones, amortizaciones, revalorización de divisas, bloqueo de transacciones. NetSuite lo guía con el *Period Close Checklist*.

Accrual Accounting — contabilidad de devengo. Principio por el que ingresos y gastos se reconocen cuando se generan, no cuando se cobran o pagan. Es el estándar en cualquier ERP.

Accruals — provisiones o periodificaciones. Asientos que reconocen gastos o ingresos devengados pero aún no facturados. En NetSuite pueden automatizarse con *Amortization Schedules*.

Deferred Revenue — ingresos diferidos. Importes cobrados o facturados por servicios que todavía no se han prestado (por ejemplo, una suscripción anual). Se reconocen a lo largo del tiempo mediante *Revenue Recognition*.

Revenue Recognition (Rev Rec) — reconocimiento de ingresos. Reglas que determinan cuándo y cuánto ingreso se registra. En NetSuite, el módulo *Advanced Revenue Management (ARM)* implementa IFRS 15 / ASC 606 con planes de reconocimiento por elemento.

Prepaid Expenses — gastos anticipados. Pagos realizados por servicios futuros (seguros, alquileres). Se llevan a gasto periódicamente mediante amortización.

Depreciation / Amortization — amortización. Distribución del coste de un activo a lo largo de su vida útil. *Depreciation* para activos tangibles, *Amortization* para intangibles y para periodificaciones de gasto.

Fixed Assets — activos fijos o inmovilizado. Bienes de uso duradero (maquinaria, equipos, vehículos, software). En NetSuite se gestionan con el SuiteApp *Fixed Assets Management (FAM)*.

Bank Reconciliation — conciliación bancaria. Cotejo entre los movimientos del banco y los registrados en el ERP. NetSuite importa extractos (CAMT.053, MT940, CSV) y propone coincidencias automáticas.

Cash Management / Treasury — gestión de tesorería. Control de saldos, previsión de cobros y pagos y posición de liquidez.

Multi-Currency — multidivisa. Capacidad de operar en varias monedas con tipos de cambio históricos, actuales y medios. NetSuite guarda cada transacción en su divisa original y en la divisa base de la subsidiaria.

Exchange Rate / FX Revaluation — tipo de cambio / revalorización de divisas. Ajuste de saldos en moneda extranjera al tipo de cierre. NetSuite lo ejecuta como parte del cierre de periodo y registra las diferencias no realizadas.

Realized / Unrealized Gain or Loss — diferencia de cambio realizada / no realizada. Realizada cuando se cobra o paga; no realizada cuando solo se revaloriza un saldo pendiente.

Intercompany Transactions — transacciones intercompañía. Operaciones entre empresas del mismo grupo (ventas, préstamos, refacturaciones). Deben eliminarse en la consolidación. NetSuite OneWorld las automatiza con *Intercompany Framework*.

Tax Code / Tax Group — código de impuesto. Regla que determina el tipo de IVA y las cuentas de impuesto de una línea. En NetSuite, *SuiteTax* es el motor fiscal actual; el sistema anterior se llama *Legacy Tax*.

VAT / Sales Tax — IVA / impuesto sobre ventas. Impuesto indirecto sobre el consumo. En Europa es IVA con deducción de IVA soportado; en EE. UU. es *sales tax* sin deducción.

Withholding Tax — retención. Importe que el pagador retiene y liquida a Hacienda en nombre del cobrador (IRPF de profesionales, retenciones sobre alquileres). Muy relevante en España.

Trial Balance — balance de sumas y saldos. Listado de todas las cuentas con su saldo deudor o acreedor; comprobación de que el GL cuadra.

Balance Sheet — balance de situación. Estado financiero que muestra activo, pasivo y patrimonio neto a una fecha.

Income Statement / Profit and Loss (P&L) — cuenta de resultados. Estado financiero que muestra ingresos, gastos y beneficio en un periodo.

Cash Flow Statement — estado de flujos de efectivo. Movimientos de tesorería clasificados en operaciones, inversión y financiación.

Audit Trail — pista de auditoría. Registro de quién cambió qué y cuándo en cada transacción. En NetSuite, *System Notes*, y para la SII/GoBD, la inmutabilidad de periodos cerrados.

Ventas, facturación y cobros

Lead / Prospect / Customer — lead / prospecto / cliente. Las tres etapas de un registro comercial en NetSuite. El lead es un contacto sin cualificar; el prospecto tiene una oportunidad abierta; el cliente ya ha comprado. En NetSuite son estados del mismo registro, no tablas distintas.

Opportunity — oportunidad. Venta potencial con importe estimado, probabilidad y fecha de cierre. Alimenta el pipeline y la previsión de ventas del CRM.

Estimate / Quote — presupuesto u oferta. Propuesta de precio al cliente. No genera apuntes contables. En NetSuite puede convertirse en pedido de venta con un clic.

Sales Order (SO) — pedido de venta. Compromiso de venta aceptado por el cliente. Reserva inventario y es el origen de la entrega y la factura. Tampoco genera apuntes en el GL hasta que se cumple o factura.

Item Fulfillment — cumplimiento o entrega. Transacción que saca la mercancía del almacén contra un pedido de venta. Reduce el inventario y genera el asiento de coste de ventas.

Invoice — factura de venta. Documento de cobro emitido al cliente. En NetSuite se crea desde el pedido (*Bill Sales Order*) o directamente. Genera el apunte en AR.

Cash Sale — venta al contado. Venta e ingreso en un solo paso, sin pasar por cuentas a cobrar. Habitual en retail y e-commerce.

Customer Payment — cobro de cliente. Registro de un cobro y su aplicación a una o varias facturas. En NetSuite puede aplicarse también a notas de crédito y depósitos.

Customer Deposit — anticipo de cliente. Cobro recibido antes de facturar. Se registra como pasivo hasta que se aplica a la factura.

Payment Application — aplicación de cobros. Asignación de un cobro a las facturas que salda. Cuando no se sabe a qué factura corresponde, queda como *Unapplied Payment* (cobro sin aplicar).

Credit Memo — nota de crédito de cliente. Ver sección de contabilidad. En NetSuite puede generarse desde una *Return Authorization* o crearse a mano y aplicarse a facturas pendientes o devolverse como reembolso.

Return Authorization (RMA) — autorización de devolución. Documento que aprueba la devolución de mercancía por parte del cliente. Genera la recepción del producto devuelto y, después, la nota de crédito.

Customer Refund — reembolso a cliente. Devolución de dinero al cliente a partir de una nota de crédito o un anticipo.

Dunning — reclamación de impagos. Proceso de envío de recordatorios escalonados a clientes con facturas vencidas. En NetSuite existe el SuiteApp *Dunning Letters* con niveles configurables.

AR Aging — antigüedad de saldos de clientes. Informe que clasifica las facturas pendientes por tramos de vencimiento (0-30, 31-60, 61-90, más de 90 días). Es la herramienta básica de gestión de cobro.

Days Sales Outstanding (DSO) — periodo medio de cobro. Días que, de media, tarda la empresa en cobrar una venta. Indicador clave de la salud del O2C.

Payment Terms — condiciones de pago. Plazo y descuentos acordados (Net 30, 60 días fecha factura, 2/10 net 30). Determinan la fecha de vencimiento de cada factura.

Credit Limit / Credit Hold — límite de crédito / bloqueo por crédito. Importe máximo de deuda permitido a un cliente. NetSuite puede bloquear pedidos nuevos automáticamente cuando se supera.

Price Level / Price List — nivel de precios / tarifa. Conjunto de precios aplicable a un grupo de clientes o divisa. NetSuite permite múltiples niveles por artículo y precios por cantidad.

Discount Item / Markup Item — artículo de descuento / recargo. Líneas especiales que aplican un porcentaje o importe sobre la línea anterior o sobre el subtotal.

Billing Schedule — calendario de facturación. Regla que reparte la facturación de un pedido en el tiempo (por hitos, mensual, anticipada). Base del módulo *SuiteBilling*.

Subscription Billing — facturación por suscripción. Facturación recurrente con cargos fijos, por uso o escalonados. En NetSuite, *SuiteBilling*.

Commission — comisión. Retribución variable a vendedores calculada sobre ventas o márgenes. NetSuite la calcula con *Incentive Compensation*.

Sales Rep / Sales Territory — comercial / territorio de ventas. Atributos del cliente que determinan quién lo gestiona y cómo se reparten las oportunidades.

Web Store / E-commerce — tienda online. Canal de venta digital integrado con el ERP. NetSuite ofrece *SuiteCommerce*; también es habitual integrar Shopify, Magento o WooCommerce.

Point of Sale (POS) — punto de venta. Sistema de caja en tienda física. Oracle ofrece *Xstore* y NetSuite tiene *SuiteCommerce InStore*.

Electronic Invoicing (e-Invoicing) — factura electrónica. Emisión de facturas en formato estructurado y firmado (Facturae, XRechnung, ZUGFeRD, UBL). Obligatoria en el B2B español y en la administración alemana; en NetSuite se gestiona con el SuiteApp *Electronic Invoicing* y localizaciones específicas.

Compras, proveedores y pagos

Vendor / Supplier — proveedor. Empresa o persona a la que se compra. En NetSuite el registro *Vendor* guarda condiciones de pago, divisa, cuentas bancarias, datos fiscales y retenciones.

Purchase Requisition / Purchase Request — solicitud de compra. Petición interna de un empleado para adquirir algo. Pasa por aprobación antes de convertirse en orden de compra. En NetSuite forma parte de *Advanced Procurement*.

Request for Quote (RFQ) — solicitud de oferta. Petición de precio a varios proveedores para la misma necesidad. NetSuite permite compararlas y adjudicar.

Purchase Order (PO) — orden o pedido de compra. Compromiso formal de compra enviado al proveedor con artículos, cantidades, precios y plazo. Crea un compromiso de gasto pero no un apunte contable.

Blanket Purchase Order — pedido de compra marco. Acuerdo por un volumen total durante un periodo, contra el que se emiten pedidos parciales.

Purchase Contract — contrato de compra. Condiciones negociadas con un proveedor (precios por tramos, plazos) que NetSuite aplica automáticamente a los pedidos.

Item Receipt — recepción de mercancía. Registro de la entrada física de lo pedido. Aumenta el inventario y genera el apunte en la cuenta de *Accrued Purchases* hasta que llega la factura.

Goods Receipt Not Invoiced (GRNI) — mercancía recibida sin facturar. Pasivo temporal entre la recepción y la factura del proveedor. Cuadrarlo es una tarea recurrente de cierre.

Vendor Bill — factura de proveedor. Registro de la factura recibida. Genera el apunte en AP. En NetSuite se crea desde el pedido (*Bill Purchase Order*) o directamente para gastos sin pedido.

Three-Way Match — conciliación a tres bandas. Comprobación de que pedido, recepción y factura coinciden en cantidad y precio antes de aprobar el pago. El *two-way match* compara solo pedido y factura.

Vendor Credit — nota de crédito de proveedor. Documento que reduce lo que debemos a un proveedor, por devolución o error de facturación.

Vendor Return Authorization — autorización de devolución a proveedor. Aprueba la devolución de mercancía al proveedor y genera la salida de inventario y el crédito.

Bill Payment — pago a proveedor. Registro del pago de una o varias facturas. En NetSuite puede generar ficheros SEPA (pain.001) con *Electronic Bank Payments*.

Vendor Prepayment — anticipo a proveedor. Pago realizado antes de recibir la factura, que se aplica después.

Approval Workflow — flujo de aprobación. Reglas que determinan quién debe aprobar una solicitud, pedido o factura según importe, departamento o categoría. En NetSuite se construye con *SuiteFlow*.

AP Aging — antigüedad de saldos de proveedores. Informe de facturas pendientes de pago por tramos de vencimiento.

Days Payable Outstanding (DPO) — periodo medio de pago. Días que, de media, tarda la empresa en pagar a sus proveedores.

Early Payment Discount — descuento por pronto pago. Reducción de precio por pagar antes del vencimiento. NetSuite lo calcula a partir de las condiciones de pago.

Expense Report — informe de gastos. Registro de gastos adelantados por un empleado (viajes, dietas) para su reembolso. En NetSuite pasa por aprobación y genera una factura interna a pagar al empleado.

Expense Category — categoría de gasto. Clasificación de un gasto que determina su cuenta contable y su tratamiento fiscal.

Landed Cost — coste en destino. Coste total de un artículo importado incluyendo transporte, aduanas y seguros, distribuido sobre las líneas recibidas.

Drop Shipment — envío directo. El proveedor entrega directamente al cliente final sin pasar por nuestro almacén. NetSuite enlaza el pedido de venta con la orden de compra.

Special Order — pedido especial. Compra vinculada a un pedido de venta concreto que sí pasa por nuestro almacén.

Spend Management — gestión del gasto. Control global de lo que compra la empresa, por categoría, proveedor y departamento, con el objetivo de negociar y reducir costes.

Inventario, artículos y cadena de suministro

Item — artículo. Cualquier cosa que se compra, vende o consume. En NetSuite hay muchos tipos: *Inventory Item* (con stock), *Non-Inventory Item* (sin stock), *Service Item* (servicio), *Assembly / Kit Item* (compuesto), *Other Charge Item* (cargos varios), *Gift Certificate*, etc.

SKU (Stock Keeping Unit) — referencia. Código único que identifica un artículo en el inventario.

Inventory Item — artículo de inventario. Artículo cuyo stock se controla en cantidad y valor. Cada movimiento genera apuntes en las cuentas de inventario y coste de ventas.

Non-Inventory Item — artículo sin inventario. Artículo que se compra o vende pero cuyo stock no se controla (suministros de oficina, material consumible).

Service Item — artículo de servicio. Horas, consultoría, mantenimiento. Sin stock, con cuentas de ingreso o gasto propias.

Kit / Package — kit. Conjunto de artículos que se vende junto pero se almacena por separado. Al vender el kit, NetSuite descuenta cada componente.

Assembly / Bill of Materials (BOM) — ensamblado / lista de materiales. Artículo fabricado a partir de componentes. La BOM define qué componentes y en qué cantidad. El ensamblado sí tiene stock propio.

Work Order — orden de trabajo o de fabricación. Instrucción para producir una cantidad de un ensamblado. Consume componentes y genera producto terminado.

Location / Warehouse — ubicación / almacén. Sitio físico donde se guarda el stock. NetSuite permite múltiples ubicaciones por subsidiaria y, con *Advanced Inventory*, bins dentro de cada ubicación.

Bin — ubicación interna o estantería. Posición concreta dentro de un almacén (pasillo, estante, hueco).

Lot / Serial Number — lote / número de serie. Trazabilidad por lote (caducidad, partida) o por unidad individual. Obligatoria en farmacia, alimentación y electrónica.

Inventory Adjustment — ajuste de inventario. Transacción que corrige la cantidad o el valor de stock sin compra ni venta (roturas, recuentos, mermas).

Inventory Transfer / Transfer Order — traspaso de inventario. Movimiento de stock entre ubicaciones. El *Transfer Order* incluye el estado en tránsito.

Inventory Count / Cycle Count — recuento de inventario / recuento cíclico. Verificación física del stock. El recuento cíclico se hace por partes y de forma continua en lugar de un inventario anual completo.

Costing Method — método de valoración. Cómo se calcula el coste del inventario: *Average* (coste medio ponderado), *FIFO* (primero en entrar, primero en salir), *LIFO*, *Standard Cost* (coste estándar), *Lot / Serial* (coste específico). En NetSuite se fija por artículo y no puede cambiarse después.

Cost of Goods Sold (COGS) — coste de ventas. Coste de los artículos vendidos en un periodo. Se registra en el momento de la entrega, no de la factura.

Standard Cost / Variance — coste estándar / desviación. Coste planificado de un artículo y la diferencia con el coste real de compra o fabricación.

Reorder Point — punto de pedido. Nivel de stock a partir del cual hay que reponer. NetSuite puede calcularlo automáticamente con el historial de ventas y el plazo de entrega.

Safety Stock — stock de seguridad. Cantidad mínima adicional para cubrir picos de demanda o retrasos de proveedores.

Lead Time — plazo de aprovisionamiento. Días desde que se hace el pedido hasta que llega la mercancía.

Backorder — pedido pendiente por falta de stock. Línea de venta comprometida pero no entregable hasta que llegue mercancía.

Available to Promise (ATP) — disponible para comprometer. Stock que puede prometerse a nuevos pedidos teniendo en cuenta el ya comprometido y las entradas previstas.

Demand Planning — planificación de la demanda. Previsión de ventas futuras para planificar compras y producción. NetSuite genera propuestas de pedidos a partir de ella.

Material Requirements Planning (MRP) — planificación de necesidades de material. Cálculo de qué comprar y qué fabricar y cuándo, a partir de la demanda, las BOM y el stock.

Supply Chain Management (SCM) — gestión de la cadena de suministro. Coordinación de proveedores, almacenes, producción y distribución.

Warehouse Management System (WMS) — sistema de gestión de almacén. Aplicación para operar el almacén con escáner: picking, packing, recepción, recuento. NetSuite tiene *NetSuite WMS* como módulo nativo.

Pick / Pack / Ship — recogida / embalaje / envío. Las tres fases del cumplimiento de un pedido en almacén. En NetSuite cada fase puede ser un estado del *Item Fulfillment*.

Units of Measure (UoM) — unidades de medida. Conversión entre unidades de compra, stock y venta (se compra en cajas de 12, se vende por unidad).

Reporting, presupuestos y consolidación

Segments / Dimensions — segmentos o dimensiones analíticas. Ejes por los que se clasifica cada transacción para analizarla: departamento, clase, ubicación, proyecto, centro de coste. En NetSuite los tres nativos son *Department*, *Class* y *Location*; los adicionales se crean como *Custom Segments*.

Cost Center / Profit Center — centro de coste / centro de beneficio. Unidad organizativa a la que se imputan gastos (centro de coste) o gastos e ingresos (centro de beneficio).

Financial Statements — estados financieros. Balance, cuenta de resultados y flujos de efectivo, con sus notas. En NetSuite se generan con el *Financial Report Builder*, que permite plantillas por subsidiaria, comparativas y segmentación.

Consolidation — consolidación. Agregación de las cuentas de varias empresas del grupo en un solo estado financiero, eliminando las operaciones intercompañía y convirtiendo divisas. NetSuite OneWorld consolida en tiempo real.

Consolidated Exchange Rate — tipo de cambio de consolidación. Tipos (actual, medio, histórico) usados para convertir cada subsidiaria a la divisa del grupo.

Elimination — eliminación. Asiento que anula el efecto de las transacciones intercompañía en la consolidación. En NetSuite se genera automáticamente en una subsidiaria de eliminación.

Budget — presupuesto. Importes previstos por cuenta, periodo y segmento contra los que se compara el real. NetSuite admite varios presupuestos por año (base, revisado, optimista) y el informe *Budget vs. Actual*.

Forecast — previsión. Proyección actualizada del resultado del año a partir del real hasta la fecha y las estimaciones restantes. Distinto del presupuesto, que se fija al inicio.

Planning and Budgeting (FP&A) — planificación financiera. Disciplina que une presupuestos, previsiones y escenarios. En el ecosistema Oracle se cubre con *NetSuite Planning and Budgeting (NSPB)*, basado en Oracle EPM.

Variance Analysis — análisis de desviaciones. Comparación entre real y presupuesto o previsión, explicando las diferencias.

Key Performance Indicator (KPI) — indicador clave. Métrica que resume el estado de un proceso: margen bruto, DSO, rotación de inventario, ingresos recurrentes. En NetSuite los KPI se muestran como *portlets* en el dashboard.

Dashboard — panel de control. Pantalla personalizable con KPI, gráficos, listas y recordatorios. En NetSuite cada rol tiene un dashboard por defecto y cada usuario puede adaptarlo.

Saved Search — búsqueda guardada. Consulta configurable sobre cualquier registro de NetSuite con filtros, columnas, agrupaciones y fórmulas. Es la herramienta de reporting más usada y puede programarse y enviarse por correo.

Report — informe. Informes predefinidos de NetSuite (financieros, ventas, inventario) que se personalizan con el *Report Builder*.

SuiteAnalytics Workbook — libro de análisis. Herramienta de análisis más reciente de NetSuite, con tablas dinámicas y gráficos sobre un modelo de datos unificado.

SuiteAnalytics Connect — conector ODBC/JDBC. Acceso de solo lectura a los datos de NetSuite desde herramientas externas (Power BI, Tableau, bases de datos).

Business Intelligence (BI) — inteligencia de negocio. Herramientas externas para análisis avanzado y visualización. Se alimentan del ERP mediante conectores o exportaciones.

Statutory Reporting — reporting legal o estatutario. Informes exigidos por la legislación local: en España, modelos de la AEAT (303, 349, 390) y SII; en Alemania, UStVA, GoBD y E-Bilanz. Los cubren las localizaciones de NetSuite y SuiteApps de partners.

SII (Suministro Inmediato de Información). Sistema español de envío casi inmediato de los registros de facturación a la AEAT. Obligatorio para grandes empresas y grupos de IVA.

GAAP / IFRS / local GAAP — normas contables. Marcos contables: US GAAP, IFRS internacional y normativa local (PGC en España, HGB en Alemania). NetSuite permite *Multi-Book Accounting* para llevar varios libros con normas distintas en paralelo.

Multi-Book Accounting — contabilidad multilibro. Capacidad de NetSuite de registrar cada transacción simultáneamente en varios libros contables (por ejemplo, local GAAP e IFRS) con reglas distintas.

Conceptos específicos de NetSuite

NetSuite. ERP en la nube de Oracle que integra contabilidad, CRM, inventario, e-commerce, proyectos y RR. HH. en una única plataforma multiempresa y multidivisa. Se entrega como SaaS con dos actualizaciones al año.

Account — cuenta o instancia. Cada cliente tiene una cuenta de NetSuite identificada por un *Account ID* numérico. Contiene una instancia de producción y, opcionalmente, sandboxes y una *Release Preview*.

OneWorld. Edición de NetSuite para grupos con varias empresas, países o divisas. Añade subsidiarias, consolidación, intercompañía y localizaciones fiscales.

Subsidiary — subsidiaria. Cada entidad legal del grupo dentro de OneWorld, con su divisa base, su plan fiscal y sus periodos. Se organizan en árbol; la raíz suele ser la matriz.

Department / Class / Location — departamento / clase / ubicación. Los tres segmentos analíticos nativos. Departamento para la estructura organizativa, clase para líneas de negocio o productos, ubicación para sedes o almacenes.

Custom Segment — segmento personalizado. Dimensión analítica adicional (proyecto, canal, región) que se comporta como los segmentos nativos en transacciones e informes.

Role — rol. Conjunto de permisos que define qué puede ver y hacer un usuario. NetSuite trae roles estándar (Administrator, Accountant, Sales Rep) y permite crear roles personalizados. Un usuario puede tener varios roles.

Center — centro. Interfaz de navegación asociada a un rol (Accounting Center, Sales Center, Employee Center). Determina los menús que ve el usuario.

Record — registro. Cualquier entidad de NetSuite: cliente, artículo, factura, empleado. Cada registro tiene un *Internal ID* único y campos estándar y personalizados.

Custom Record — registro personalizado. Tabla creada por el administrador para datos que NetSuite no cubre de serie (contratos, vehículos, incidencias).

Custom Field — campo personalizado. Campo añadido a un registro o transacción estándar. Se distinguen por prefijo: *custbody* (cabecera de transacción), *custcol* (línea), *custentity* (entidades), *custitem* (artículos), *custrecord* (registros personalizados).

Form — formulario. Diseño de pantalla de un registro. Se pueden crear formularios distintos por rol o subsidiaria y ocultar o hacer obligatorios campos.

Transaction — transacción. Registro que mueve dinero o inventario: factura, pedido, asiento, pago. Todas comparten campos de cabecera y líneas y quedan enlazadas entre sí.

Entity — entidad. Registros de personas u organizaciones: *Customer*, *Vendor*, *Employee*, *Contact*, *Partner*.

SuiteCloud. Nombre de la plataforma de desarrollo y personalización de NetSuite. Engloba SuiteBuilder, SuiteFlow, SuiteScript, SuiteTalk, SuiteAnalytics y SuiteApps.

SuiteBuilder. Personalización sin código: campos, registros, formularios, listas y centros.

SuiteFlow — workflows. Motor de flujos de trabajo configurable sin código: aprobaciones, cambios de estado, envío de correos, validaciones.

SuiteScript. Lenguaje de programación de NetSuite basado en JavaScript. La versión actual es SuiteScript 2.1. Tipos de script: *User Event*, *Client*, *Scheduled*, *Map/Reduce*, *Suitelet*, *RESTlet*, *Portlet*, *Mass Update*.

User Event Script. Script que se ejecuta al cargar, crear, editar o borrar un registro en el servidor (beforeLoad, beforeSubmit, afterSubmit).

Client Script. Script que se ejecuta en el navegador para validar campos, calcular valores o reaccionar a cambios en pantalla.

Scheduled / Map/Reduce Script. Scripts que procesan grandes volúmenes en segundo plano de forma programada.

Suitelet. Script que genera páginas o formularios personalizados dentro de NetSuite.

RESTlet. Script que expone un endpoint REST personalizado para integraciones externas.

SuiteTalk — API de integración. Servicios web oficiales de NetSuite: *SOAP Web Services* y *REST Web Services (REST API)*. Base de la mayoría de integraciones.

SuiteQL. Lenguaje de consulta tipo SQL sobre el modelo de datos de NetSuite, accesible desde scripts, la REST API y SuiteAnalytics Connect.

SuiteApp. Aplicación empaquetada que se instala en una cuenta de NetSuite. Las hay de Oracle (Fixed Assets, Electronic Invoicing, localizaciones) y de partners a través del *SuiteApp Marketplace*.

Bundle — paquete. Formato anterior de distribución de personalizaciones (*SuiteBundler*). Sigue existiendo pero se sustituye por SuiteApps y SDF.

SuiteCloud Development Framework (SDF). Herramienta para desarrollar y desplegar personalizaciones como proyectos versionados, con CLI y extensión para VS Code.

Sandbox — entorno de pruebas. Copia de la cuenta de producción para probar configuraciones, scripts e integraciones sin riesgo. Se refresca periódicamente con datos de producción.

Release Preview. Cuenta temporal con la próxima versión de NetSuite para probarla antes de la actualización.

Release (2026.1, 2026.2) — versión. NetSuite actualiza todas las cuentas dos veces al año, en primavera y otoño. Las versiones se nombran por año y semestre.

Localization — localización. Conjunto de funcionalidades para cumplir la normativa de un país: impuestos, modelos, formatos de factura, plan de cuentas. Para España existe *NetSuite Spain Localization*; para Alemania, *Germany Localization* (GoBD, XRechnung).

SuiteTax. Motor fiscal actual de NetSuite, con determinación de impuestos por país, tipos de impuesto por línea y soporte para nexus múltiples.

Nexus — nexo fiscal. Jurisdicción en la que la empresa tiene obligación de tributar. Una subsidiaria puede tener varios nexus (por ejemplo, registrada a efectos de IVA en varios países de la UE).

Item Fulfillment / Item Receipt. Ver secciones de ventas y compras. Son las transacciones que mueven el inventario en NetSuite.

Memorized Transaction — transacción memorizada. Plantilla de transacción que NetSuite crea automáticamente de forma periódica (alquileres, cuotas, asientos recurrentes).

Reminder — recordatorio. Portlet del dashboard que avisa de tareas pendientes: facturas por aprobar, pedidos por entregar, periodos por cerrar.

CSV Import — importación CSV. Asistente para cargar o actualizar registros de forma masiva desde ficheros CSV, con mapeo de campos guardable.

Mass Update — actualización masiva. Cambio de un campo en muchos registros a la vez a partir de un criterio de búsqueda.

System Notes — notas del sistema. Historial de cambios de cada registro: campo, valor anterior, valor nuevo, usuario y fecha.

Internal ID / External ID. Identificador numérico único de NetSuite y identificador alternativo que se asigna desde fuera para integraciones.

Employee Center / SuitePeople. Portal de autoservicio para empleados (gastos, horas, vacaciones) y módulo de RR. HH. de NetSuite, respectivamente.

NetSuite Alliance Partner. Consultora certificada por Oracle para implementar NetSuite. BIT Technologies es Alliance Partner para DACH y España.

Implementación, integración y tecnología

SaaS (Software as a Service) — software como servicio. Modelo en el que el proveedor aloja y mantiene la aplicación y el cliente paga una suscripción. NetSuite es SaaS puro: no hay servidores propios ni versiones que instalar.

On-Premise — instalación local. Modelo tradicional en el que el ERP se instala en servidores de la empresa. Requiere infraestructura, actualizaciones y mantenimiento propios.

Cloud ERP — ERP en la nube. ERP accesible por navegador y alojado por el proveedor. Incluye SaaS multi-tenant (NetSuite) y despliegues single-tenant en nubes públicas (Oracle Fusion Cloud, SAP S/4HANA Cloud).

Multi-Tenant — multiinquilino. Arquitectura en la que todos los clientes comparten la misma versión del software con datos aislados. Es lo que permite las actualizaciones automáticas de NetSuite.

Implementation — implementación. Proyecto de puesta en marcha del ERP: análisis, configuración, migración de datos, integraciones, pruebas, formación y arranque.

SuiteSuccess. Metodología y conjunto de configuraciones preempaquetadas de NetSuite por sector (Wholesale Distribution, Software, Services, Manufacturing) para acortar la implementación.

Scope / Statement of Work (SOW) — alcance / declaración de trabajo. Documento que define qué incluye y qué no incluye el proyecto, entregables, plazos y precio.

Business Requirements Document (BRD) — documento de requisitos. Recoge los procesos y necesidades del cliente que el sistema debe cubrir.

Fit-Gap Analysis — análisis de ajuste y desviaciones. Comparación entre lo que el ERP hace de serie (*fit*) y lo que el cliente necesita y no está cubierto (*gap*), para decidir configuración, personalización o cambio de proceso.

Configuration vs. Customization — configuración frente a personalización. Configurar es usar las opciones estándar del sistema; personalizar es añadir campos, registros, scripts o workflows. La regla habitual: configurar primero, personalizar solo lo necesario.

Data Migration — migración de datos. Traslado de datos maestros (clientes, proveedores, artículos, plan de cuentas) y saldos o históricos desde el sistema anterior. En NetSuite se hace normalmente por CSV Import o integración.

Master Data — datos maestros. Datos de referencia que cambian poco: clientes, proveedores, artículos, empleados, cuentas. Se distinguen de los datos transaccionales (pedidos, facturas).

Opening Balances — saldos de apertura. Saldos de cuentas, clientes, proveedores e inventario a la fecha de arranque, cargados para que el nuevo sistema empiece cuadrado.

Cutover — transición o corte. Periodo entre el cierre del sistema antiguo y el arranque del nuevo, con las tareas finales de migración y verificación.

Go-Live — arranque. Fecha en la que el ERP pasa a producción y sustituye al sistema anterior.

Hypercare — soporte intensivo post-arranque. Semanas posteriores al go-live con soporte reforzado del equipo de implementación.

User Acceptance Testing (UAT) — pruebas de aceptación de usuario. Fase en la que los usuarios clave prueban el sistema con casos reales antes del arranque.

Key User / Super User — usuario clave. Empleado del cliente que conoce a fondo su proceso, participa en el diseño y las pruebas y forma a sus compañeros.

Change Management — gestión del cambio. Actividades para que la organización adopte el nuevo sistema: comunicación, formación, adaptación de procesos.

Managed Services / AMS — servicios gestionados. Soporte y evolución continua del ERP después del arranque, normalmente con bolsa de horas o cuota mensual.

Integration — integración. Conexión entre el ERP y otros sistemas (banco, e-commerce, CRM, nómina, logística) para intercambiar datos automáticamente.

API (Application Programming Interface). Interfaz que expone un sistema para que otros lean o escriban datos. NetSuite ofrece REST, SOAP y RESTlets.

REST / SOAP. Dos estilos de servicios web. REST es más ligero y moderno (JSON); SOAP es más antiguo y estructurado (XML). NetSuite soporta ambos.

Webhook. Aviso automático que un sistema envía a otro cuando ocurre un evento (nuevo pedido, pago recibido), sin necesidad de consultar periódicamente.

Middleware / iPaaS — plataforma de integración. Capa intermedia que conecta sistemas, transforma datos y gestiona errores y reintentos. Ejemplos: Oracle Integration Cloud (OIC), Boomi, Celigo, MuleSoft, SyncBIT.

Batch vs. Real-Time — por lotes frente a tiempo real. Integración que sincroniza cada cierto tiempo (cada hora, cada noche) o inmediatamente al producirse el evento.

Token-Based Authentication (TBA) / OAuth 2.0. Métodos de autenticación para integraciones con NetSuite. TBA usa claves y tokens propios; OAuth 2.0 es el estándar abierto recomendado actualmente.

EDI (Electronic Data Interchange) — intercambio electrónico de datos. Formatos normalizados (EDIFACT, ANSI X12) para intercambiar pedidos, albaranes y facturas con grandes clientes y retailers.

Single Sign-On (SSO) — inicio de sesión único. Acceso al ERP con las credenciales corporativas (Microsoft Entra ID, Okta) mediante SAML o OpenID Connect.

Two-Factor Authentication (2FA) — autenticación en dos pasos. Segundo factor obligatorio en NetSuite para roles con permisos elevados.

Segregation of Duties (SoD) — segregación de funciones. Principio de control interno por el que una misma persona no debe crear y aprobar la misma transacción. Se implementa con roles y workflows.

SOC 1 / SOC 2 / ISO 27001. Certificaciones de control y seguridad que acredita el proveedor del ERP. NetSuite las mantiene y publica los informes bajo NDA.

Data Residency — residencia de datos. Ubicación física de los datos. NetSuite ofrece centros de datos en la UE (Fráncfort, Ámsterdam) para clientes europeos.

Total Cost of Ownership (TCO) — coste total de propiedad. Suma de licencias, implementación, integraciones, soporte y personal a lo largo de varios años. Es la base para comparar ERP.

Return on Investment (ROI) — retorno de la inversión. Beneficio obtenido frente al coste del proyecto, medido en ahorro de tiempo, reducción de errores o mejora de cobros.