ERP- & NetSuite-Glossar

Einführung

Ein ERP-System (Enterprise Resource Planning) bündelt die Daten eines Unternehmens aus Buchhaltung, Vertrieb, Einkauf, Lagerverwaltung, Projektmanagement und Personalwesen in einer zentralen Datenbank. NetSuite ist das Cloud-ERP von Oracle, seit 1998 eine native SaaS-Lösung und das System, in dem BIT Technologies die meisten dieser Konzepte umsetzt.

Dieses Glossar enthält Begriffe, die in ERP-Projekten immer wieder vorkommen. Jeder Eintrag umfasst den englischen Begriff (wie er in NetSuite und in den meisten Dokumentationen verwendet wird) sowie eine kurze Definition. Besonderheiten bei der Verwendung eines Begriffs in NetSuite werden entsprechend erläutert.

Die Begriffe sind nach Themenbereichen gegliedert. Um einen bestimmten Begriff zu finden, nutzen Sie das Suchfeld unten.

Abteilungsübergreifende Prozesse

ERP-Systeme sind auf Prozesse ausgelegt, die mehrere Abteilungen durchlaufen. Diese Prozesse geben den meisten Modulen und Projekten ihren Namen.

Order to Cash (O2C). Der vollständige Vertriebszyklus: Angebot, Kundenauftrag, Auftragsabwicklung oder Lieferung, Rechnungsstellung, Forderungseinzug und Zahlungszuordnung. Dieser Prozess generiert Umsatz. In NetSuite besteht er aus Estimate → Sales Order → Item Fulfillment → Invoice → Customer Payment.

Procure to Pay (P2P). Der vollständige Beschaffungszyklus: Bedarfsanforderung, Bestellung, Wareneingang, Lieferantenrechnung und Zahlung. In NetSuite: Purchase Request → Purchase Order → Item Receipt → Vendor Bill → Bill Payment.

Record to Report (R2R). Der Rechnungslegungsprozess: Erfassung von Geschäftsvorfällen, Journalbuchungen, Kontenabstimmung, Periodenabschluss und Erstellung des Jahresabschlusses. Er umfasst alle Schritte von der Erfassung eines Geschäftsvorfalls im Hauptbuch bis zu seiner Darstellung in der Bilanz.

Quote to Cash (Q2C). Eine Variante von O2C, die die vorgelagerte kaufmännische Phase einschließt: Produkt- oder Dienstleistungskonfiguration, Preisfindung, Angebot und Vertragsabschluss. Häufig in Unternehmen mit Abonnementmodellen und in Dienstleistungsunternehmen anzutreffen.

Lead to Cash (L2C). Erweitert Q2C um die vorgelagerten Schritte Marketing und Leadgenerierung. Der Prozess verbindet CRM und ERP in einem durchgängigen Ablauf.

Hire to Retire (H2R). Der Mitarbeiterlebenszyklus: Personalgewinnung, Onboarding, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Leistungsbeurteilung, Beförderungen und Offboarding. In NetSuite wird dieser Prozess durch SuitePeople abgebildet.

Plan to Produce (Manufacturing P2P). Der Produktionszyklus: Bedarfsplanung, Stückliste, Fertigungsaufträge, Materialverbrauch und Fertigprodukt. Relevant für NetSuite Manufacturing.

Design to Build / Idea to Market. Produktentwicklungszyklen vom Entwurf bis zur Markteinführung. Sie kommen in der diskreten Fertigung und im Produktlebenszyklusmanagement (PLM) vor.

Acquire to Retire (A2R). Der Lebenszyklus des Anlagevermögens: Anschaffung, Aktivierung, Abschreibung, Neubewertung und Abgang oder Verkauf. In NetSuite wird dieser Prozess über das Modul Fixed Assets Management verwaltet.

Project to Profit / Bid to Bill. Der Geschäftszyklus eines Dienstleistungsunternehmens: Angebot, Projekt, Zeit- und Spesenerfassung, meilenstein- oder zeitbasierte Abrechnung und Rentabilitätsanalyse. In NetSuite wird dieser Prozess durch Project Management und SuiteProjects abgebildet.

Rechnungswesen und Finanzen

General Ledger (GL) — Hauptbuch. Die zentrale, nach Konten gegliederte Aufzeichnung aller Buchungsvorgänge eines Unternehmens. Jedes ERP-Modul (Vertrieb, Einkauf, Lagerverwaltung, Lohn- und Gehaltsabrechnung) erzeugt letztlich Buchungen im Hauptbuch. Es ist die einheitliche Datengrundlage für Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung.

Chart of Accounts (COA) — Kontenplan. Eine strukturierte Liste aller Buchhaltungskonten (Vermögen, Verbindlichkeiten, Eigenkapital, Erträge, Aufwendungen). In NetSuite hat jedes Konto einen Kontotyp, der bestimmt, wo es in Finanzberichten erscheint.

Journal Entry — Journalbuchung. Eine manuelle oder automatische Buchung von Beträgen zwischen Hauptbuchkonten, bei der Soll und Haben stets ausgeglichen sind. In NetSuite erzeugen nahezu alle Transaktionen automatische Buchungen; manuelle Buchungen dienen Korrekturen, Rückstellungen und Umbuchungen.

Debit / Credit — Soll / Haben. Die beiden Seiten jeder Journalbuchung. Sollbuchungen erhöhen Vermögenswerte und Aufwendungen; Habenbuchungen erhöhen Verbindlichkeiten, Eigenkapital und Erträge.

Subledger — Nebenbuch. Eine detaillierte Aufzeichnung für einen bestimmten Bereich (Kunden, Lieferanten, Anlagevermögen, Lagerbestände), deren Gesamtsaldo mit dem zugehörigen Abstimmkonto im Hauptbuch übereinstimmen muss.

Accounts Receivable (AR) — Forderungen aus Lieferungen und Leistungen. Beträge, die Kunden dem Unternehmen aus Verkäufen auf Ziel schulden. Sie zählen zum Vermögen. In NetSuite umfasst die Debitorenbuchhaltung Rechnungen, Zahlungen, Gutschriften und die Altersstrukturanalyse der Kundenforderungen.

Accounts Payable (AP) — Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen. Beträge, die das Unternehmen seinen Lieferanten schuldet. Sie zählen zu den Verbindlichkeiten. In NetSuite umfasst die Kreditorenbuchhaltung Lieferantenrechnungen, Zahlungen, Lieferantengutschriften und die Altersstrukturanalyse der Lieferantenverbindlichkeiten.

Invoice — Rechnung. Ein Dokument, das zur Zahlung für gelieferte Waren oder erbrachte Dienstleistungen auffordert. Es erzeugt eine Buchung in der Debitorenbuchhaltung (Ausgangsrechnung) oder in der Kreditorenbuchhaltung (in NetSuite als Lieferantenrechnung).

Credit Note / Credit Memo — Gutschrift. Ein Dokument, das eine bereits ausgestellte Rechnung aufgrund einer Retoure, eines Fehlers oder eines nachträglichen Rabatts mindert oder vollständig aufhebt. In NetSuite heißt es für Kunden *Credit Memo* und für Lieferanten *Vendor Credit*.

Debit Note — Nachbelastung. Ein Dokument, das den vom Kunden geschuldeten Betrag um zusätzliche, in der ursprünglichen Rechnung nicht enthaltene Kosten erhöht. Es kommt seltener vor als eine Gutschrift.

Accounting Period — Buchungsperiode. Ein Zeitraum (üblicherweise ein Monat, ein Quartal oder ein Jahr), in dem Buchungsvorgänge zusammengefasst werden. In NetSuite werden Perioden ausdrücklich geöffnet und geschlossen; nach dem Schließen sind neue Buchungen nur möglich, wenn die Periode wieder geöffnet wird.

Fiscal Year — Geschäftsjahr. Das Rechnungsjahr des Unternehmens. Es muss nicht mit dem Kalenderjahr übereinstimmen.

Period Close / Month-End Close — Periodenabschluss / Monatsabschluss. Die Gesamtheit der Aufgaben zum Abschluss einer Periode: Kontenabstimmungen, Rückstellungen, Abschreibungen, Fremdwährungsbewertung und das Sperren von Buchungsvorgängen. NetSuite führt mit der *Period Close Checklist* durch diesen Prozess.

Accrual Accounting — Periodengerechte Rechnungslegung. Das Prinzip, nach dem Erträge und Aufwendungen bei ihrer Entstehung erfasst werden und nicht erst beim Zahlungseingang oder -ausgang. Dies ist der Standard in jedem ERP-System.

Accruals — Abgrenzungsbuchungen. Buchungen zur Erfassung bereits entstandener Aufwendungen oder Erträge, für die noch keine Rechnung vorliegt. In NetSuite lassen sich diese mit *Amortization Schedules* automatisieren.

Deferred Revenue — Abgegrenzte Erlöse. Bereits vereinnahmte oder in Rechnung gestellte Beträge für noch nicht erbrachte Leistungen (z. B. ein Jahresabonnement). Diese werden im Zeitverlauf über *Revenue Recognition* als Ertrag erfasst.

Revenue Recognition (Rev Rec) — Erlösrealisierung. Regeln, die bestimmen, wann und in welcher Höhe Erlöse erfasst werden. In NetSuite setzt das Modul *Advanced Revenue Management (ARM)* IFRS 15 / ASC 606 mithilfe artikelbezogener Erlösrealisierungspläne um.

Prepaid Expenses — Vorausbezahlte Aufwendungen. Zahlungen für zukünftige Leistungen (Versicherungen, Miete). Diese werden durch planmäßige Auflösung periodengerecht als Aufwand erfasst.

Depreciation / Amortization — Abschreibung / planmäßige Auflösung. Die Verteilung der Anschaffungs- oder Herstellungskosten eines Vermögenswerts über seine Nutzungsdauer. *Depreciation* bezeichnet die Abschreibung auf Sachanlagen, *Amortization* die Abschreibung auf immaterielle Vermögenswerte sowie die planmäßige Auflösung von Aufwandsabgrenzungen.

Fixed Assets — Anlagevermögen. Langfristig im Geschäftsbetrieb genutzte Vermögenswerte (Maschinen, Betriebsausstattung, Fahrzeuge, Software). In NetSuite werden diese mit der SuiteApp *Fixed Assets Management (FAM)* verwaltet.

Bank Reconciliation — Bankabstimmung. Der Abgleich von Bankkontoumsätzen mit den im ERP-System erfassten Buchungen. NetSuite importiert Kontoauszüge (CAMT.053, MT940, CSV) und schlägt automatisch passende Zuordnungen vor.

Cash Management / Treasury — Liquiditätsmanagement / Treasury. Die Überwachung von Kontoständen, die Prognose von Ein- und Auszahlungen sowie die Steuerung der Liquiditätslage.

Multi-Currency — Mehrwährungsfähigkeit. Die Möglichkeit, mit mehreren Währungen sowie historischen, aktuellen und durchschnittlichen Wechselkursen zu arbeiten. NetSuite speichert jeden Geschäftsvorfall in seiner ursprünglichen Währung und in der Basiswährung der Tochtergesellschaft.

Exchange Rate / FX Revaluation — Wechselkurs / Fremdwährungsneubewertung. Die Anpassung von Fremdwährungssalden an den Stichtagskurs. NetSuite führt diese im Rahmen des Periodenabschlusses durch und erfasst nicht realisierte Kursdifferenzen.

Realized / Unrealized Gain or Loss — Realisierter / nicht realisierter Gewinn oder Verlust. Ein Gewinn oder Verlust wird bei Eingang oder Zahlung eines Betrags realisiert; wird lediglich ein offener Saldo neu bewertet, gilt er als nicht realisiert.

Intercompany Transactions — Konzerninterne Geschäftsvorfälle. Geschäftsvorfälle zwischen Unternehmen desselben Konzerns (Verkäufe, Darlehen, Weiterberechnungen). Diese müssen bei der Konsolidierung eliminiert werden. NetSuite OneWorld automatisiert sie mit dem *Intercompany Framework*.

Tax Code / Tax Group — Steuercode / Steuergruppe. Eine Regel, die den Umsatzsteuersatz und die Steuerkonten für eine Belegposition bestimmt. In NetSuite ist *SuiteTax* die aktuelle Lösung zur Steuerberechnung; das Vorgängersystem heißt *Legacy Tax*.

VAT / Sales Tax — Umsatzsteuer / Verkaufssteuer. Eine indirekte Steuer auf den Verbrauch.

Withholding Tax — Quellensteuer. Ein Betrag, den der Zahlende einbehält und im Namen des Zahlungsempfängers an die Finanzbehörde abführt.

Trial Balance — Saldenbilanz. Eine Aufstellung aller Konten mit ihrem Soll- oder Habensaldo; sie dient der Kontrolle, ob Soll und Haben im Hauptbuch ausgeglichen sind.

Balance Sheet — Bilanz. Ein Abschlussbericht, der Vermögen, Verbindlichkeiten und Eigenkapital zu einem bestimmten Stichtag ausweist.

Income Statement / Profit and Loss (P&L) — Gewinn- und Verlustrechnung (GuV). Ein Abschlussbericht, der Erträge, Aufwendungen und das Ergebnis einer Periode ausweist.

Cash Flow Statement — Kapitalflussrechnung. Eine Darstellung der Zahlungsströme, gegliedert nach laufender Geschäftstätigkeit, Investitions- und Finanzierungstätigkeit.

Audit Trail — Prüfpfad. Eine Aufzeichnung darüber, wer bei einem Geschäftsvorfall was zu welchem Zeitpunkt geändert hat. In NetSuite gehören dazu die *System Notes* sowie, zur Einhaltung regulatorischer Vorgaben, die Unveränderbarkeit abgeschlossener Perioden.

Vertrieb, Fakturierung und Forderungsmanagement

Lead / Prospect / Customer. Die drei Phasen eines Kundendatensatzes in NetSuite. Ein Lead ist ein noch nicht qualifizierter Kontakt; ein Prospect hat eine offene Verkaufschance; ein Customer hat bereits einen Kauf getätigt. In NetSuite handelt es sich dabei um Status desselben Datensatzes, nicht um separate Tabellen.

Opportunity — Verkaufschance. Ein potenzieller Verkauf mit geschätztem Betrag, Abschlusswahrscheinlichkeit und voraussichtlichem Abschlussdatum. Er fließt in die Vertriebspipeline und die Umsatzprognose des CRM ein.

Estimate / Quote — Angebot. Ein Preisangebot an einen Kunden. Es löst keine Buchungen aus. In NetSuite lässt es sich mit einem Klick in einen Kundenauftrag umwandeln.

Sales Order (SO) — Kundenauftrag. Eine vom Kunden angenommene Verkaufsvereinbarung. Sie reserviert Bestand und bildet die Grundlage für Lieferung und Rechnungsstellung. Auch sie löst erst bei Lieferung oder Fakturierung Hauptbuchbuchungen aus.

Item Fulfillment — Warenauslieferung. Eine Transaktion, mit der Waren auf Basis eines Kundenauftrags das Lager verlassen. Sie reduziert den Lagerbestand und löst die Buchung des Wareneinsatzes aus.

Invoice — Rechnung. Ein an den Kunden ausgestellter Beleg zur Zahlungsanforderung. In NetSuite kann er aus dem Auftrag heraus (*Bill Sales Order*) oder direkt erstellt werden. Er löst die Forderungsbuchung in der Debitorenbuchhaltung aus.

Cash Sale — Barverkauf. Verkauf und Zahlungseingang in einem Schritt, ohne eine offene Forderung zu erzeugen. Üblich im Einzelhandel und im E-Commerce.

Customer Payment — Kundenzahlung. Die Erfassung einer Zahlung und ihre Zuordnung zu einer oder mehreren Rechnungen. In NetSuite kann sie auch mit Gutschriften und Anzahlungen verrechnet werden.

Customer Deposit — Kundenanzahlung. Eine vor der Rechnungsstellung eingegangene Zahlung. Sie wird bis zur Verrechnung mit einer Rechnung als Verbindlichkeit erfasst.

Payment Application — Zahlungszuordnung. Die Zuordnung einer Zahlung zu den Rechnungen, die sie ausgleicht. Ist nicht bekannt, zu welcher Rechnung die Zahlung gehört, bleibt sie als nicht zugeordnete Zahlung (*Unapplied Payment*) bestehen.

Credit Memo — Gutschrift. Siehe Abschnitt zur Buchhaltung. In NetSuite kann sie aus einer *Return Authorization* erzeugt oder manuell erstellt und mit offenen Rechnungen verrechnet oder ausgezahlt werden.

Return Authorization (RMA) — Rücksendegenehmigung. Ein Dokument, das die Rücksendung von Waren durch den Kunden genehmigt. Es bildet die Grundlage für den Wareneingang der retournierten Ware und die anschließende Gutschrift.

Customer Refund — Kundenrückerstattung. Eine Rückzahlung an den Kunden auf Basis einer Gutschrift oder einer Kundenanzahlung.

Dunning — Mahnwesen. Der Prozess des Versands gestaffelter Zahlungserinnerungen und Mahnungen an Kunden mit überfälligen Rechnungen. NetSuite bietet die SuiteApp *Dunning Letters* mit konfigurierbaren Mahnstufen.

AR Aging — Altersstrukturanalyse der Forderungen. Ein Bericht, der offene Rechnungen nach Altersklassen gliedert (0–30, 31–60, 61–90, über 90 Tage). Er ist ein grundlegendes Instrument des Forderungsmanagements.

Days Sales Outstanding (DSO) — Forderungslaufzeit. Die durchschnittliche Anzahl an Tagen, die ein Unternehmen benötigt, um die Zahlung für einen Verkauf zu erhalten. Eine zentrale Kennzahl für die Leistungsfähigkeit des O2C-Prozesses.

Payment Terms — Zahlungsbedingungen. Vereinbarte Zahlungsfristen und Skontoregelungen (30 Tage netto, 60 Tage ab Rechnungsdatum, 2 % Skonto innerhalb von 10 Tagen bei einem Nettozahlungsziel von 30 Tagen). Sie bestimmen die Fälligkeit jeder Rechnung.

Credit Limit / Credit Hold — Kreditlimit / Kreditsperre. Der maximal zulässige Forderungsbetrag gegenüber einem Kunden. NetSuite kann neue Aufträge automatisch sperren, wenn dieses Limit überschritten wird.

Price Level / Price List — Preisstufe / Preisliste. Eine Zusammenstellung von Preisen, die für eine Kundengruppe oder Währung gilt. NetSuite ermöglicht mehrere Preisstufen pro Artikel sowie mengenabhängige Preise.

Discount Item / Markup Item — Rabattartikel / Zuschlagsartikel. Spezielle Positionen, die einen prozentualen oder festen Ab- bzw. Zuschlag auf die vorherige Position oder die Zwischensumme anwenden.

Billing Schedule — Fakturierungsplan. Eine Regel, die die Rechnungsstellung für einen Auftrag zeitlich verteilt (nach Meilensteinen, monatlich, im Voraus). Die Grundlage des Moduls *SuiteBilling*.

Subscription Billing — Abonnementabrechnung. Wiederkehrende Abrechnung mit festen, nutzungsabhängigen oder gestaffelten Gebühren. In NetSuite erfolgt sie über *SuiteBilling*.

Commission — Provision. Variable Vergütung für Vertriebsmitarbeitende, die auf Basis von Umsätzen oder Margen berechnet wird. NetSuite berechnet sie mit *Incentive Compensation*.

Sales Rep / Sales Territory — Vertriebsmitarbeiter / Vertriebsgebiet. Kundenattribute, die festlegen, wer die Kunden betreut und wie Verkaufschancen zugeteilt werden.

Web Store / E-commerce — Onlineshop / E-Commerce. Ein digitaler Vertriebskanal, der in das ERP-System integriert ist. NetSuite bietet *SuiteCommerce*; auch die Integration von Shopify, Magento oder WooCommerce ist üblich.

Point of Sale (POS) — Kassensystem. Ein Kassensystem in einem stationären Geschäft. Oracle bietet *Xstore*, NetSuite bietet *SuiteCommerce InStore*.

Electronic Invoicing (e-Invoicing) — Elektronische Rechnungsstellung. Die Ausstellung von Rechnungen in einem strukturierten und signierten Format (Facturae, XRechnung, ZUGFeRD, UBL). Verpflichtend für B2B-Geschäfte in Spanien und für die öffentliche Verwaltung in Deutschland; in NetSuite wird sie über die SuiteApp *Electronic Invoicing* und spezifische Länderanpassungen umgesetzt.

Einkauf, Lieferanten und Zahlungen

Vendor / Supplier — Lieferant. Ein Unternehmen oder eine Einzelperson, von dem bzw. der Waren oder Dienstleistungen bezogen werden. In NetSuite speichert der *Vendor*-Datensatz Zahlungsbedingungen, Währung, Bankverbindungen, Steuerangaben und Quellensteuerabzüge.

Purchase Requisition (PR) — Bestellanforderung. Eine interne Anforderung eines Mitarbeiters zur Beschaffung von Waren oder Dienstleistungen. Sie durchläuft einen Genehmigungsprozess, bevor daraus eine Bestellung wird. In NetSuite ist sie Teil von *Advanced Procurement*.

Request for Quote (RFQ) — Angebotsanfrage. Eine Anfrage an mehrere Lieferanten, Preise für denselben Bedarf anzubieten. NetSuite ermöglicht den Angebotsvergleich und die Auftragsvergabe.

Purchase Order (PO) — Bestellung. Eine verbindliche, an den Lieferanten gerichtete Bestellung mit Angaben zu Artikeln, Mengen, Preisen und Lieferbedingungen. Sie begründet eine Ausgabenverpflichtung, löst jedoch keine Buchung aus.

Blanket Purchase Order — Rahmenbestellung. Eine Vereinbarung über ein Gesamtvolumen für einen bestimmten Zeitraum, auf deren Grundlage einzelne Abrufbestellungen erfolgen.

Purchase Contract — Einkaufsvertrag. Mit einem Lieferanten ausgehandelte Konditionen, etwa Staffelpreise und Zahlungsbedingungen, die NetSuite automatisch auf Bestellungen anwendet.

Item Receipt — Wareneingang. Die Erfassung des physischen Eingangs bestellter Waren. Sie erhöht den Lagerbestand und erzeugt bis zum Rechnungseingang eine Buchung auf dem Konto *Accrued Purchases*.

Goods Receipt Not Invoiced (GRNI) — Wareneingang ohne Rechnungseingang. Eine vorläufige Verbindlichkeit zwischen dem Wareneingang und dem Eingang der Lieferantenrechnung. Die Abstimmung dieser Posten gehört zu den regelmäßigen Abschlussarbeiten.

Vendor Bill — Lieferantenrechnung. Die Erfassung einer eingegangenen Rechnung. Sie erzeugt eine Buchung in der Kreditorenbuchhaltung. In NetSuite kann sie aus einer Bestellung (*Bill Purchase Order*) oder direkt für Aufwendungen ohne Bestellbezug erstellt werden.

Three-Way Match — Dreifachabgleich. Die Prüfung, ob Bestellung, Wareneingang und Rechnung hinsichtlich Menge und Preis übereinstimmen, bevor die Zahlung freigegeben wird. Ein *two-way match* vergleicht lediglich Bestellung und Rechnung.

Vendor Credit — Lieferantengutschrift. Ein Beleg, der den einem Lieferanten geschuldeten Betrag aufgrund einer Rücksendung oder eines Abrechnungsfehlers verringert.

Vendor Return Authorization — Lieferantenretourenfreigabe. Die Freigabe einer Warenrücksendung an einen Lieferanten, die einen Lagerabgang und eine Gutschrift nach sich zieht.

Bill Payment — Rechnungszahlung. Die Erfassung einer Zahlung für eine oder mehrere Rechnungen. In NetSuite können damit über *Electronic Bank Payments* SEPA-Dateien (pain.001) erzeugt werden.

Vendor Prepayment — Lieferantenanzahlung. Eine Zahlung, die vor dem Rechnungseingang geleistet und später mit der Rechnung verrechnet wird.

Approval Workflow — Genehmigungsworkflow. Regeln, die anhand von Betrag, Abteilung oder Kategorie festlegen, wer eine Anforderung, Bestellung oder Rechnung genehmigen muss. In NetSuite wird dieser Workflow mit *SuiteFlow* erstellt.

AP Aging — Fälligkeitsübersicht der Kreditorenposten. Ein Bericht über offene Lieferantenrechnungen, gegliedert nach Fälligkeitsintervallen.

Days Payable Outstanding (DPO) — Durchschnittliche Kreditorenlaufzeit. Die durchschnittliche Anzahl an Tagen, die das Unternehmen benötigt, um seine Lieferanten zu bezahlen.

Early Payment Discount — Skonto. Ein Preisnachlass für die Zahlung vor dem Fälligkeitstermin. NetSuite berechnet ihn anhand der Zahlungsbedingungen.

Expense Report — Spesenabrechnung. Eine Aufstellung der von einem Mitarbeiter verauslagten Kosten, etwa Reisekosten und Verpflegungspauschalen, zur Erstattung. In NetSuite durchläuft sie einen Genehmigungsprozess und erzeugt einen internen Rechnungsbeleg zur Auszahlung an den Mitarbeiter.

Expense Category — Ausgabenkategorie. Die Klassifizierung einer Ausgabe, die das zugehörige Sachkonto und die steuerliche Behandlung bestimmt.

Landed Cost — Einstandskosten. Die Gesamtkosten eines importierten Artikels einschließlich Transport, Zoll und Versicherung, verteilt auf die Wareneingangspositionen.

Drop Shipment — Streckengeschäft. Der Lieferant liefert direkt an den Endkunden, ohne dass die Ware unser Lager durchläuft. NetSuite verknüpft den Kundenauftrag mit der Bestellung.

Special Order — Sonderbestellung. Eine Beschaffung für einen bestimmten Kundenauftrag, bei der die Ware unser Lager durchläuft.

Spend Management — Ausgabenmanagement. Die unternehmensweite Steuerung der Beschaffung nach Kategorie, Lieferant und Abteilung mit dem Ziel, bessere Konditionen auszuhandeln und Kosten zu senken.

Bestand, Artikel und Lieferkette

Item — Artikel. Alles, was gekauft, verkauft oder verbraucht wird. In NetSuite gibt es viele Artikeltypen: *Inventory Item*, *Non-Inventory Item*, *Service Item*, *Assembly / Kit Item*, *Other Charge Item*, *Gift Certificate* usw.

SKU (Stock Keeping Unit) — Artikelnummer. Ein eindeutiger Code, der einen Artikel im Bestand identifiziert.

Inventory Item — Lagerartikel. Ein Artikel, dessen Bestand nach Menge und Wert geführt wird. Jede Bestandsbewegung erzeugt Buchungen auf den Bestands- und Wareneinsatzkonten.

Non-Inventory Item — Nicht lagergeführter Artikel. Ein Artikel, der gekauft oder verkauft wird, dessen Bestand jedoch nicht geführt wird (z. B. Büromaterial oder Verbrauchsmaterial).

Service Item — Dienstleistungsartikel. Arbeitsstunden, Beratung oder Wartung. Ohne Lagerbestand, mit eigenen Erlös- oder Aufwandskonten.

Kit / Package — Set / Paket. Eine Gruppe von Artikeln, die zusammen verkauft, aber getrennt gelagert werden. Beim Verkauf des Sets bucht NetSuite jede Komponente vom Bestand ab.

Assembly / Bill of Materials (BOM) — Baugruppe / Stückliste. Ein Artikel, der aus Komponenten gefertigt wird. Die Stückliste legt fest, welche Komponenten in welcher Menge benötigt werden. Eine Baugruppe verfügt über einen eigenen Lagerbestand.

Work Order — Fertigungsauftrag. Ein Auftrag zur Fertigung einer bestimmten Menge einer Baugruppe. Dabei werden Komponenten verbraucht und Fertigerzeugnisse hergestellt.

Location / Warehouse — Standort / Lager. Ein physischer Ort, an dem Bestände gelagert werden. NetSuite unterstützt mehrere Standorte pro Tochtergesellschaft und mit *Advanced Inventory* auch Lagerplätze innerhalb jedes Standorts.

Bin — Lagerplatz. Eine bestimmte Position innerhalb eines Lagers (Gang, Regal, Fach).

Lot / Serial Number — Chargen- / Seriennummer. Ermöglicht die Rückverfolgbarkeit nach Charge (Verfallsdatum, Fertigungslos) oder nach einzelner Einheit. In der Pharma-, Lebensmittel- und Elektronikbranche vorgeschrieben.

Inventory Adjustment — Bestandskorrektur. Eine Transaktion, die Menge oder Wert des Bestands ohne Einkauf oder Verkauf korrigiert (z. B. bei Bruch, Inventurdifferenzen oder Schwund).

Inventory Transfer / Transfer Order — Bestandsumlagerung / Umlagerungsauftrag. Die Bewegung von Beständen zwischen Standorten. Der *Transfer Order* bildet auch den Transitstatus ab.

Inventory Count / Cycle Count — Inventur / Zyklische Inventur. Die physische Überprüfung des Bestands. Bei der zyklischen Inventur werden fortlaufend Teilbestände gezählt, statt einmal jährlich eine vollständige Inventur durchzuführen.

Costing Method — Bestandsbewertungsmethode. Legt fest, wie der Bestand bewertet wird: *Average* (gewichteter Durchschnittspreis), *FIFO* (First-in-first-out), *LIFO*, *Standard Cost*, *Lot / Serial* (Einzelbewertung nach Charge oder Seriennummer). In NetSuite wird die Methode pro Artikel festgelegt und kann später nicht mehr geändert werden.

Cost of Goods Sold (COGS) — Wareneinsatz. Die Kosten der in einer Periode verkauften Artikel. Sie werden zum Zeitpunkt der Lieferung erfasst, nicht bei der Rechnungsstellung.

Standard Cost / Variance — Standardkosten / Abweichung. Die geplanten Kosten eines Artikels und die Differenz zu den tatsächlichen Einkaufs- oder Herstellungskosten.

Reorder Point — Meldebestand. Der Bestand, bei dessen Erreichen Nachschub erforderlich ist. NetSuite kann ihn anhand historischer Verkaufsdaten und der Wiederbeschaffungszeit automatisch berechnen.

Safety Stock — Sicherheitsbestand. Eine zusätzliche Mindestmenge zur Absicherung gegen Nachfragespitzen oder Lieferverzögerungen.

Lead Time — Wiederbeschaffungszeit. Die Anzahl der Tage von der Bestellung bis zum Wareneingang.

Backorder — Lieferrückstand. Eine zugesagte Kundenauftragsposition, die aufgrund fehlenden Bestands erst nach dem Wareneingang geliefert werden kann.

Available to Promise (ATP) — Verfügbare Zusagemenge. Bestand, der für neue Aufträge zugesagt werden kann, unter Berücksichtigung bereits zugesagter Mengen und geplanter Zugänge.

Demand Planning — Bedarfsplanung. Eine Prognose künftiger Verkäufe zur Planung von Einkauf und Produktion. NetSuite erstellt auf dieser Grundlage Bestell- und Fertigungsvorschläge.

Material Requirements Planning (MRP) — Materialbedarfsplanung. Die Berechnung, was zu welchem Zeitpunkt eingekauft oder gefertigt werden muss, auf Grundlage von Bedarf, Stücklisten und Beständen.

Supply Chain Management (SCM) — Lieferkettenmanagement. Die Koordination von Lieferanten, Lagern, Produktion und Distribution.

Warehouse Management System (WMS) — Lagerverwaltungssystem. Eine Anwendung zur scannerunterstützten Abwicklung von Lagerprozessen: Kommissionierung, Verpackung, Wareneingang und Bestandszählung. NetSuite bietet *NetSuite WMS* als natives Modul an.

Pick / Pack / Ship — Kommissionieren / Verpacken / Versenden. Die drei Phasen der Auftragsabwicklung im Lager. In NetSuite kann jede Phase als Status des *Item Fulfillment* abgebildet werden.

Units of Measure (UoM) — Maßeinheiten. Die Umrechnung zwischen Einkaufs-, Lager- und Verkaufseinheiten (z. B. Einkauf in Kartons mit je 12 Stück, Verkauf als Einzelstück).

Berichtswesen, Budgetierung und Konsolidierung

Segments / Dimensions — Segmente / Dimensionen. Kategorien zur Klassifizierung jeder Transaktion für Auswertungen: Abteilung, Klasse, Standort, Projekt, Kostenstelle. In NetSuite sind *Department*, *Class* und *Location* standardmäßig verfügbar; weitere werden als *Custom Segments* angelegt.

Cost Center / Profit Center — Kostenstelle / Profitcenter. Eine Organisationseinheit, der Aufwendungen (Kostenstelle) oder Aufwendungen und Erträge (Profitcenter) zugeordnet werden.

Financial Statements — Finanzabschlüsse. Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und Kapitalflussrechnung sowie die zugehörigen Anhangangaben. In NetSuite werden sie mit dem *Financial Report Builder* erstellt, der Vorlagen je Tochtergesellschaft, Vergleiche und Auswertungen nach Segmenten ermöglicht.

Consolidation — Konsolidierung. Zusammenführung der Abschlüsse mehrerer Konzerngesellschaften zu einem Konzernabschluss unter Eliminierung konzerninterner Geschäftsvorfälle und Umrechnung der Währungen. NetSuite OneWorld konsolidiert in Echtzeit.

Consolidated Exchange Rate — Konsolidierungswechselkurs. Wechselkurse (Stichtagskurs, Durchschnittskurs, historischer Kurs), mit denen die Finanzdaten jeder Tochtergesellschaft in die Konzernwährung umgerechnet werden.

Elimination — Eliminierung. Buchung, die die Auswirkungen konzerninterner Transaktionen im Rahmen der Konsolidierung aufhebt. In NetSuite wird sie automatisch in einer Eliminierungsgesellschaft erzeugt.

Budget. Geplante Beträge je Konto, Periode und Segment, mit denen die Ist-Werte verglichen werden. NetSuite unterstützt mehrere Budgets pro Jahr (Basisbudget, überarbeitetes Budget, optimistisches Budget) sowie den Bericht *Budget vs. Actual*.

Forecast — Prognose. Eine aktualisierte Prognose des Jahresergebnisses auf Grundlage der bisherigen Ist-Werte und der Schätzungen für den verbleibenden Zeitraum. Sie unterscheidet sich vom Budget, das zu Beginn der Periode festgelegt wird.

Planning and Budgeting (FP&A) — Planung und Budgetierung. Ein Aufgabenbereich, der Budgets, Prognosen und Szenarien miteinander verbindet. Im Oracle-Ökosystem wird er durch *NetSuite Planning and Budgeting (NSPB)* auf Basis von Oracle EPM abgedeckt.

Variance Analysis — Abweichungsanalyse. Vergleich der Ist-Werte mit dem Budget oder der Prognose einschließlich einer Erläuterung der Abweichungen.

Key Performance Indicator (KPI) — Leistungskennzahl. Eine Kennzahl, die den Zustand eines Prozesses zusammenfasst, etwa Bruttomarge, durchschnittliche Forderungslaufzeit (DSO), Lagerumschlag oder wiederkehrender Umsatz. In NetSuite werden KPIs als *Portlets* auf dem Dashboard angezeigt.

Dashboard. Eine anpassbare Übersicht mit KPIs, Diagrammen, Listen und Erinnerungen. In NetSuite verfügt jede Rolle über ein Standard-Dashboard, das Sie individuell anpassen können.

Saved Search — Gespeicherte Suche. Eine konfigurierbare Abfrage für beliebige NetSuite-Datensätze mit Filtern, Spalten, Gruppierungen und Formeln. Sie ist das am häufigsten verwendete Reporting-Werkzeug und lässt sich zeitgesteuert ausführen und per E-Mail versenden.

Report — Bericht. Vordefinierte NetSuite-Berichte, etwa zu Finanzen, Vertrieb und Lagerbeständen, die mit dem *Report Builder* angepasst werden.

SuiteAnalytics Workbook. Das neueste Analysewerkzeug von NetSuite mit Pivot-Tabellen und Diagrammen auf Basis eines einheitlichen Datenmodells.

SuiteAnalytics Connect. ODBC-/JDBC-Konnektor. Ermöglicht externen Werkzeugen wie Power BI, Tableau oder Datenbanken den schreibgeschützten Zugriff auf NetSuite-Daten.

Business Intelligence (BI). Externe Werkzeuge für weiterführende Analysen und Visualisierungen. Sie werden über Konnektoren oder Exporte mit Daten aus dem ERP-System versorgt.

Statutory Reporting — Gesetzliches Berichtswesen. Gesetzlich vorgeschriebene Berichte und Meldungen: in Spanien die AEAT-Formulare (303, 349, 390) und SII; in Deutschland Anforderungen im Zusammenhang mit UStVA, GoBD und E-Bilanz. Diese werden durch NetSuite-Lokalisierungen und SuiteApps von Partnern abgedeckt.

SII (Suministro Inmediato de Información). Spanisches System zur nahezu unmittelbaren Übermittlung von Rechnungsdaten an die Steuerbehörde AEAT. Verpflichtend für Großunternehmen und umsatzsteuerliche Unternehmensgruppen.

GAAP / IFRS / local GAAP — Rechnungslegungsstandards. Regelwerke für die Rechnungslegung: US GAAP, die internationalen IFRS und lokale Vorschriften (PGC in Spanien, HGB in Deutschland). Mit *Multi-Book Accounting* ermöglicht NetSuite die parallele Führung mehrerer Bücher nach unterschiedlichen Standards.

Multi-Book Accounting — Parallele Rechnungslegung. NetSuite-Funktion zur gleichzeitigen Erfassung jeder Transaktion in mehreren Rechnungslegungsbüchern nach unterschiedlichen Regeln, beispielsweise nach lokalen Rechnungslegungsvorschriften und IFRS.

NetSuite-spezifische Konzepte

NetSuite. Das Cloud-ERP von Oracle, das Buchhaltung, CRM, Lagerverwaltung, E-Commerce, Projekte und Personalwesen auf einer zentralen Plattform für mehrere Unternehmen und Währungen vereint. Es wird als SaaS mit zwei Updates pro Jahr bereitgestellt.

Account — Konto. Jeder Kunde verfügt über ein NetSuite-Konto mit einer numerischen *Account ID*. Es umfasst eine Produktivinstanz sowie optional Sandbox-Instanzen und eine *Release Preview*.

OneWorld. NetSuite-Edition für Unternehmensgruppen mit mehreren Gesellschaften, Ländern oder Währungen. Sie erweitert NetSuite um Tochtergesellschaften, Konsolidierung, Intercompany-Transaktionen und steuerliche Lokalisierungen.

Subsidiary — Tochtergesellschaft. Jede rechtlich eigenständige Gesellschaft innerhalb einer OneWorld-Unternehmensgruppe mit eigener Basiswährung, steuerlichen Einstellungen und Buchungsperioden. Die Gesellschaften sind in einer Baumstruktur organisiert; an der Spitze steht üblicherweise die Muttergesellschaft.

Department / Class / Location — Abteilung / Klasse / Standort. Die drei standardmäßig verfügbaren Analysesegmente. Department bildet die Organisationsstruktur ab, Class die Geschäftsbereiche oder Produkte und Location die Standorte oder Lager.

Custom Segment — Benutzerdefiniertes Segment. Eine zusätzliche Analysedimension, etwa Projekt, Vertriebskanal oder Region, die sich in Transaktionen und Berichten wie ein Standardsegment verhält.

Role — Rolle. Eine Zusammenstellung von Berechtigungen, die festlegt, was ein Benutzer sehen und tun kann. NetSuite bietet Standardrollen wie Administrator, Accountant und Sales Rep und ermöglicht die Erstellung benutzerdefinierter Rollen. Ein Benutzer kann mehrere Rollen haben.

Center. Die einer Rolle zugeordnete Navigationsoberfläche, etwa Accounting Center, Sales Center oder Employee Center. Sie bestimmt, welche Menüs der Benutzer sieht.

Record — Datensatz. Jede in NetSuite erfasste Entität, etwa Kunde, Artikel, Rechnung oder Mitarbeiter. Jeder Datensatz verfügt über eine eindeutige *Internal ID* sowie Standardfelder und benutzerdefinierte Felder.

Custom Record — Benutzerdefinierter Datensatz. Eine vom Administrator erstellte Tabelle für Daten, die NetSuite nicht standardmäßig abdeckt, etwa Verträge, Fahrzeuge oder Vorfälle.

Custom Field — Benutzerdefiniertes Feld. Ein Feld, das einem Standarddatensatz oder einer Transaktion hinzugefügt wird. Benutzerdefinierte Felder werden durch Präfixe unterschieden: *custbody* (Transaktionskopf), *custcol* (Position), *custentity* (Entitäten), *custitem* (Artikel), *custrecord* (benutzerdefinierte Datensätze).

Form — Formular. Die Gestaltung der Eingabemaske für einen Datensatz. Je nach Rolle oder Tochtergesellschaft können unterschiedliche Formulare erstellt und Felder ausgeblendet oder als Pflichtfelder definiert werden.

Transaction — Transaktion. Ein Datensatz, der Geld- oder Bestandsbewegungen abbildet, etwa Rechnung, Auftrag, Journalbuchung oder Zahlung. Alle Transaktionen verfügen über Kopf- und Positionsfelder und sind miteinander verknüpft.

Entity — Entität. Datensätze für Personen oder Organisationen: *Customer*, *Vendor*, *Employee*, *Contact*, *Partner*.

SuiteCloud. Der Name der Entwicklungs- und Anpassungsplattform von NetSuite. Sie umfasst SuiteBuilder, SuiteFlow, SuiteScript, SuiteTalk, SuiteAnalytics und SuiteApps.

SuiteBuilder. Anpassungen ohne Programmierung: Felder, Datensätze, Formulare, Listen und Center.

SuiteFlow. Eine ohne Programmierung konfigurierbare Workflow-Engine für Genehmigungen, Statusänderungen, E-Mail-Versand und Validierungen.

SuiteScript. Die auf JavaScript basierende Programmiersprache von NetSuite. Die aktuelle Version ist SuiteScript 2.1. Zu den Skripttypen gehören: *User Event*, *Client*, *Scheduled*, *Map/Reduce*, *Suitelet*, *RESTlet*, *Portlet*, *Mass Update*.

User Event Script. Ein Skript, das serverseitig ausgeführt wird, wenn ein Datensatz geladen, erstellt, bearbeitet oder gelöscht wird (beforeLoad, beforeSubmit, afterSubmit).

Client Script. Ein Skript, das im Browser ausgeführt wird, um Felder zu validieren, Werte zu berechnen oder auf Änderungen in der Eingabemaske zu reagieren.

Scheduled / Map/Reduce Script. Skripte, die große Datenmengen zeitgesteuert im Hintergrund verarbeiten.

Suitelet. Ein Skript, das benutzerdefinierte Seiten oder Formulare innerhalb von NetSuite erzeugt.

RESTlet. Ein Skript, das einen benutzerdefinierten REST-Endpunkt für externe Integrationen bereitstellt.

SuiteTalk. Die offiziellen Webservices von NetSuite für Integrationen: *SOAP Web Services* und *REST Web Services (REST API)*. Sie bilden die Grundlage für die meisten Integrationen.

SuiteQL. Eine SQL-ähnliche Abfragesprache für das Datenmodell von NetSuite, die über Skripte, die REST API und SuiteAnalytics Connect genutzt werden kann.

SuiteApp. Eine paketierte Anwendung, die in einem NetSuite-Konto installiert wird. SuiteApps werden von Oracle angeboten, etwa für Anlagenverwaltung, elektronische Rechnungsstellung und Lokalisierungen, sowie von Partnern über den *SuiteApp Marketplace*.

Bundle. Ein älteres Format zur Verteilung von Anpassungen (*SuiteBundler*). Es wird weiterhin verwendet, jedoch zunehmend durch SuiteApps und SDF abgelöst.

SuiteCloud Development Framework (SDF). Ein Werkzeug zur Entwicklung und Bereitstellung von Anpassungen als versionierte Projekte, mit einer Kommandozeilenschnittstelle (CLI) und einer Erweiterung für VS Code.

Sandbox. Eine Kopie des Produktivkontos, in der Konfigurationen, Skripte und Integrationen ohne Risiko für den Produktivbetrieb getestet werden können. Sie wird regelmäßig mit Produktivdaten aktualisiert.

Release Preview. Ein temporäres Konto mit der nächsten NetSuite-Version, um diese vor dem Update zu testen.

Release (2026.1, 2026.2). NetSuite aktualisiert alle Konten zweimal jährlich, im Frühjahr und im Herbst. Die Versionsbezeichnungen setzen sich aus dem Jahr und dem Halbjahr zusammen.

Localization — Lokalisierung. Ein Funktionspaket zur Einhaltung landesspezifischer Vorschriften, etwa zu Steuern, Meldeformularen, Rechnungsformaten und Kontenrahmen. Für Spanien gibt es *NetSuite Spain Localization*, für Deutschland *Germany Localization* (GoBD, XRechnung).

SuiteTax. Die aktuelle Steuer-Engine von NetSuite mit länderspezifischer Steuerermittlung, Steuerarten auf Positionsebene und Unterstützung mehrerer Steuerhoheitsgebiete.

Nexus. Ein Steuerhoheitsgebiet, in dem das Unternehmen steuerpflichtig ist. Eine Tochtergesellschaft kann mehrere Nexus haben, beispielsweise bei umsatzsteuerlicher Registrierung in mehreren EU-Ländern.

Item Fulfillment / Item Receipt — Warenausgang / Wareneingang. Siehe die Abschnitte zu Verkauf und Einkauf. Diese Transaktionen bilden die Bestandsbewegungen in NetSuite ab.

Memorized Transaction — Wiederkehrende Transaktion. Eine Transaktionsvorlage, auf deren Grundlage NetSuite regelmäßig automatisch Transaktionen erstellt, etwa für Mieten, Gebühren oder wiederkehrende Journalbuchungen.

Reminder — Erinnerung. Ein Dashboard-Portlet, das auf offene Aufgaben hinweist, etwa zu genehmigende Rechnungen, auszuliefernde Aufträge oder abzuschließende Buchungsperioden.

CSV Import — CSV-Import. Ein Assistent zum massenhaften Hochladen oder Aktualisieren von Datensätzen aus CSV-Dateien mit speicherbarer Feldzuordnung.

Mass Update — Massenaktualisierung. Die gleichzeitige Änderung eines Feldes in vielen Datensätzen anhand eines Suchkriteriums.

System Notes — Systemnotizen. Eine Änderungshistorie für jeden Datensatz mit Feld, altem Wert, neuem Wert, Benutzer und Datum.

Internal ID / External ID — Interne ID / Externe ID. Die eindeutige numerische Kennung von NetSuite und eine alternative, extern vergebene Kennung für Integrationen.

Employee Center / SuitePeople. Das Self-Service-Portal für Mitarbeiter, etwa für Spesen, Arbeitszeiten und Urlaub, beziehungsweise das Personalverwaltungsmodul von NetSuite.

NetSuite Alliance Partner. Ein von Oracle zertifiziertes Beratungsunternehmen für die Einführung von NetSuite. BIT Technologies ist Alliance Partner für die DACH-Region und Spanien.

Implementierung, Integration und Technologie

SaaS (Software as a Service). Ein Modell, bei dem der Anbieter die Anwendung hostet und wartet und der Kunde eine Abonnementgebühr zahlt. NetSuite ist eine reine SaaS-Lösung: Es sind weder eigene Server erforderlich noch müssen Softwareversionen installiert werden.

On-Premise. Das traditionelle Modell, bei dem das ERP-System auf den Servern des Unternehmens installiert wird. Es erfordert eine eigene Infrastruktur sowie die eigenständige Durchführung von Updates und Wartungsarbeiten.

Cloud ERP. Ein ERP-System, das über einen Browser zugänglich ist und vom Anbieter gehostet wird. Dazu zählen mandantenfähige SaaS-Lösungen (NetSuite) und Single-Tenant-Bereitstellungen in öffentlichen Clouds (Oracle Fusion Cloud, SAP S/4HANA Cloud).

Multi-Tenant — Mandantenfähigkeit. Eine Architektur, bei der alle Kunden dieselbe Softwareversion nutzen, ihre Daten jedoch voneinander getrennt bleiben. Dies ermöglicht die automatischen Updates von NetSuite.

Implementation — Implementierung. Das Projekt zur Einführung des ERP-Systems: Analyse, Konfiguration, Datenmigration, Integrationen, Tests, Schulungen und Produktivumstellung.

SuiteSuccess. Die Methodik von NetSuite mit vorkonfigurierten Branchenlösungen für Großhandel, Software, Dienstleistungen und Fertigung, um die Implementierungszeit zu verkürzen.

Scope / Statement of Work (SOW) — Projektumfang / Leistungsbeschreibung. Ein Dokument, das festlegt, welche Leistungen zum Projekt gehören und welche nicht, welche Ergebnisse zu liefern sind sowie welche Zeitpläne und Preise gelten.

Business Requirements Document (BRD) — Fachliches Anforderungsdokument. Erfasst die Prozesse und Anforderungen des Kunden, die das System abdecken muss.

Fit-Gap Analysis — Fit-Gap-Analyse. Ein Vergleich zwischen den Funktionen, die das ERP-System standardmäßig bietet (*Fit*), und den Kundenanforderungen, die es nicht abdeckt (*Gap*). Auf dieser Grundlage wird über Konfiguration, individuelle Anpassungen oder Prozessänderungen entschieden.

Configuration vs. Customization — Konfiguration vs. individuelle Anpassung. Konfiguration bedeutet, die Standardoptionen des Systems zu nutzen; individuelle Anpassung bedeutet, Felder, Datensätze, Skripte oder Workflows hinzuzufügen. Als Faustregel gilt: zuerst konfigurieren und nur dort individuell anpassen, wo es notwendig ist.

Data Migration — Datenmigration. Die Übernahme von Stammdaten (Kunden, Lieferanten, Artikel, Kontenplan) sowie Salden oder historischen Daten aus dem Altsystem. In NetSuite erfolgt dies in der Regel per CSV-Import oder über eine Integration.

Master Data — Stammdaten. Grundlegende Daten, die sich nur selten ändern: Kunden, Lieferanten, Artikel, Mitarbeiter und Konten. Sie werden von Bewegungsdaten wie Aufträgen und Rechnungen unterschieden.

Opening Balances — Eröffnungsbestände. Salden von Sachkonten, Kunden- und Lieferantenkonten sowie Lagerbestände zum Stichtag der Produktivsetzung. Sie werden übernommen, damit das neue System mit abgestimmten Beständen startet.

Cutover — Produktivumstellung. Der Zeitraum zwischen der Abschaltung des Altsystems und der Inbetriebnahme des neuen Systems, in dem die abschließende Datenmigration und die erforderlichen Prüfungen stattfinden.

Go-Live — Produktivstart. Der Zeitpunkt, ab dem das ERP-System produktiv genutzt wird und das bisherige System ersetzt.

Hypercare. Die Wochen nach dem Produktivstart, in denen das Implementierungsteam verstärkte Unterstützung leistet.

User Acceptance Testing (UAT) — Anwenderabnahmetests. Die Phase, in der Schlüsselanwender das System vor dem Produktivstart anhand praxisnaher Szenarien testen.

Key User / Super User — Schlüsselanwender. Ein Mitarbeiter auf Kundenseite, der seinen Prozess umfassend kennt, an Konzeption und Tests mitwirkt und seine Kollegen schult.

Change Management — Veränderungsmanagement. Maßnahmen, die sicherstellen, dass die Organisation das neue System annimmt und nutzt: Kommunikation, Schulungen und Prozessanpassungen.

Managed Services / AMS. Laufende Betreuung und Weiterentwicklung des ERP-Systems nach dem Produktivstart, in der Regel auf Basis eines Stundenkontingents oder einer monatlichen Pauschale.

Integration. Die Verbindung zwischen dem ERP-System und anderen Systemen (Bank, E-Commerce, CRM, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Logistik) zum automatischen Datenaustausch.

API (Application Programming Interface) — Programmierschnittstelle. Eine Schnittstelle, über die andere Systeme Daten lesen oder schreiben können. NetSuite bietet REST, SOAP und RESTlets.

REST / SOAP. Zwei Ansätze für Webservices. REST ist schlanker und moderner (JSON); SOAP ist älter und stärker strukturiert (XML). NetSuite unterstützt beide.

Webhook. Eine automatische Benachrichtigung, die ein System beim Eintreten eines Ereignisses (neuer Auftrag, Zahlungseingang) an ein anderes sendet, ohne dass regelmäßige Abfragen erforderlich sind.

Middleware / iPaaS. Eine Zwischenschicht, die Systeme verbindet, Daten transformiert sowie Fehler und Wiederholungsversuche verwaltet. Beispiele: Oracle Integration Cloud (OIC), Boomi, Celigo, MuleSoft, SyncBIT.

Batch vs. Real-Time — Stapelverarbeitung vs. Echtzeit. Integration, bei der Daten entweder in festgelegten Intervallen (stündlich, nachts) oder unmittelbar beim Eintreten eines Ereignisses synchronisiert werden.

Token-Based Authentication (TBA) / OAuth 2.0. Authentifizierungsverfahren für Integrationen mit NetSuite. TBA verwendet proprietäre Schlüssel und Tokens; OAuth 2.0 ist der derzeit empfohlene offene Standard.

EDI (Electronic Data Interchange) — Elektronischer Datenaustausch. Standardisierte Formate (EDIFACT, ANSI X12) für den Austausch von Bestellungen, Lieferscheinen und Rechnungen mit Großkunden und Einzelhändlern.

Single Sign-On (SSO) — Einmalanmeldung. Zugriff auf das ERP-System mit den Zugangsdaten des Unternehmens (Microsoft Entra ID, Okta) über SAML oder OpenID Connect.

Two-Factor Authentication (2FA) — Zwei-Faktor-Authentifizierung. Ein zweiter Authentifizierungsfaktor, der in NetSuite für Rollen mit erweiterten Berechtigungen verpflichtend ist.

Segregation of Duties (SoD) — Funktionstrennung. Ein Prinzip der internen Kontrolle, nach dem dieselbe Person einen Geschäftsvorgang nicht sowohl erfassen als auch genehmigen sollte. Es wird mithilfe von Rollen und Workflows umgesetzt.

SOC 1 / SOC 2 / ISO 27001. Prüfungsnachweise und Zertifizierungen zu Kontrollen und Informationssicherheit, die der ERP-Anbieter vorweist. NetSuite hält diese aufrecht und stellt Berichte im Rahmen einer Vertraulichkeitsvereinbarung (NDA) bereit.

Data Residency — Datenresidenz. Der physische Speicherort der Daten. NetSuite bietet europäischen Kunden Rechenzentren in der EU (Frankfurt, Amsterdam).

Total Cost of Ownership (TCO) — Gesamtbetriebskosten. Die Summe der Kosten für Lizenzen, Implementierung, Integrationen, Support und Personal über mehrere Jahre. Sie bildet die Grundlage für den Vergleich von ERP-Systemen.

Return on Investment (ROI) — Kapitalrendite. Der erzielte Nutzen im Verhältnis zu den Projektkosten, gemessen an Zeitersparnis, Fehlerreduzierung oder einem verbesserten Forderungseinzug.