Was ist Verifactu?
Verifactu ist die gängige Bezeichnung für die spanischen Vorschriften zu Rechnungsstellungssystemen (SIF) aus dem Königlichen Dekret 1007/2023; die technischen Details regelt die Order HAC/1177/2024. Verlangt werden Integrität, Aufbewahrung, Zugänglichkeit, Lesbarkeit, Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit der Rechnungsdatensätze: Ein gut aussehendes PDF reicht nicht.
Zu unterscheiden ist die Verordnung vom VERI*FACTU-Modus, der die Rechnungsdatensätze an die spanische Steuerbehörde (AEAT) übermittelt. Daneben gibt es einen Nicht-VERI*FACTU-Modus mit lokalen technischen Sicherungen. Pflicht ist der Einsatz konformer Software, wo sie gilt, nicht die Echtzeitübermittlung jeder Rechnung. Verifactu ist keine B2B-E-Rechnung und ersetzt nicht das SII (Spaniens sofortige USt-Meldung).
Ab wann ist Verifactu Pflicht? Aktueller Zeitplan
Dies sind die bei der Aktualisierung geprüften gesetzlichen Fristen. Unterschieden werden Fristen für Anwender, für Softwarehersteller und die angekündigte Änderung.
| Gruppe oder Änderung | Datum | Status und Quelle |
|---|---|---|
| Betroffene Körperschaftsteuerpflichtige | 1. Januar 2027 | Geltend: Königliches Gesetzesdekret 15/2025 |
| Übrige Verpflichtete nach Art. 3.1 | 1. Juli 2027 | Geltend: RD 1007/2023, konsolidiert |
| Hersteller und Vertreiber von Software | 29. Juli 2025 | Allgemeine Anpassungsfrist für Produkte; Wartungsverträge siehe Verordnung |
| Verschiebung ausstehender Pflichten | Oktober 2028 | Angekündigt, noch nicht im geprüften Gesetzestext: Mitteilung des Finanzministeriums |
Was das Ministerium am 5. Oktober 2026 angekündigt hat und was noch fehlt
Die Mitteilung schlägt vor, die ausstehenden Softwarepflichten im Oktober 2028 an die E-Rechnung für KMU und Selbstständige anzugleichen. Zudem sollen Anwendungsbereiche und technische Aspekte angenähert werden, bei im Wesentlichen gleichwertigen Sicherungen. Es handelt sich um eine geplante Änderung, nicht um eine beschlossene Norm.
Für eine Friständerung muss die Änderung verabschiedet und veröffentlicht werden. Der angekündigte Spielraum hilft bei der Projektplanung, rechtfertigt aber nicht, Systeminventar, Tests oder Versionskontrolle aufzugeben. Prüfen Sie vor dem Go-live erneut das AEAT-Portal und das BOE.
Gilt für Sie Verifactu oder das SII? Die erste Entscheidung
Entschieden wird je Steuerpflichtigem und Tätigkeit, nicht nach dem Namen des ERP. Prüfen Sie steuerliche Ansässigkeit und Sitz, Rechnungspflichten, Steuerregime und eingesetzte Systeme. Die AEAT beschreibt Anwendungsbereich und Ausnahmen; nicht jedes Unternehmen, das in Spanien eine Rechnung ausstellt, hat dieselbe Pflicht.
Unternehmen im SII: von Verifactu ausgenommen
Steuerpflichtige, die ihre USt-Bücher über das SII führen, sind von der Softwareverordnung ausgenommen, unabhängig davon, ob sie verpflichtend oder freiwillig teilnehmen. Das SII funktioniert weiter nach eigenen Regeln. Aktivieren Sie VERI*FACTU nicht für eine Gesellschaft im SII, nur weil die Funktion in NetSuite erscheint.
Unternehmen außerhalb des SII: Verifactu oder freiwilliges SII
Wenn Sie in den Anwendungsbereich fallen und nicht im SII sind, müssen Sie Ihr System nach dem geltenden Zeitplan anpassen. Der freiwillige Beitritt zum SII kann eine Alternative sein, verändert aber Buchungs- und Meldeprozesse. Er ist keine technische Abkürzung: Vergleichen Sie laufende Pflichten und Kosten beider Optionen mit Ihrem Steuerberater.
Baskenland und Navarra: TicketBAI und Foralsysteme
Steuerpflichtige mit Sitz in den Foralgebieten unterliegen eigenen Regeln. Im Baskenland gelten TicketBAI und gegebenenfalls Batuz; Navarra hat ein eigenes Foralregime und ist nicht so zu behandeln, als gälte TicketBAI allgemein. Wer in mehreren Gebieten tätig ist, sollte die zuständige Behörde und jede Pflicht mit spezialisierter Beratung klären.
Es gibt außerdem ausgenommene Fälle und genehmigte Ausnahmen. Gehen Sie nicht davon aus, dass vereinfachte Rechnungen, Rechnungsstellung durch Dritte oder ein Excel-Prozess automatisch ausgenommen sind: Entscheidend sind die tatsächliche Tätigkeit und ob das Werkzeug als Rechnungssoftware fungiert.
Technische Anforderungen an Rechnungssoftware (SIF)
Das System muss Erfassungs- und gegebenenfalls Stornodatensätze mit Steuerdaten, Softwarekennung, Zeitstempel und verketteter Prüfsumme erzeugen. Die Verkettung macht Manipulationen erkennbar: Korrekturen bedeuten nie das stillschweigende Löschen einer bereits ausgestellten Rechnung.
- Integrität und Nachvollziehbarkeit: jeden Datensatz kennzeichnen und gemäß Spezifikation mit dem vorherigen verknüpfen.
- Aufbewahrung und Zugriff: Informationen lesbar abrufen, exportieren und bei Prüfungen bereitstellen.
- Signatur und Ereignisse: die besonderen Anforderungen des Nicht-VERI*FACTU-Modus erfüllen, wenn er gewählt wird.
- QR-Code: nach den Softwareregeln aufbringen; im VERI*FACTU-Modus den vorgeschriebenen Hinweis ergänzen.
QR-Code und Prüfdienst der AEAT erlauben dem Empfänger je nach Modus, Informationen abzufragen oder zu melden. Sie sind keine Zertifizierung des PDFs und keine Bestätigung, dass die Rechnung bezahlt wurde.
VERI*FACTU-Modus und Nicht-VERI*FACTU-Modus
| Aspekt | VERI*FACTU | Nicht-VERI*FACTU |
|---|---|---|
| Datensätze | Laufende Übermittlung an die AEAT | Speicherung im System, jederzeit herausgabefähig |
| Signatur des Datensatzes | In diesem Modus nicht erforderlich | Nach den technischen Vorschriften erforderlich |
| Betrieb | Übermittlungen, Antworten und Störungen verwalten | Signaturen, Archiv und Ereignisprotokolle verwalten |
| Rechnung | QR-Code und Hinweis VERI*FACTU oder rechtliches Äquivalent | QR-Code nach geltenden Regeln, ohne diesen Hinweis |
VERI*FACTU kann einen Teil des lokalen technischen Aufwands verringern, entbindet aber nicht von der Aufbewahrung der Rechnungen oder der Klärung von Ablehnungen. Der alternative Modus erfordert stärkere eigene Kontrollen. Keine Option ist für alle besser: Bewerten Sie Lösung, Support und das Verhalten bei Verbindungsausfällen. Die Wahl lässt sich nicht beliebig von Rechnung zu Rechnung wechseln.
Wie NetSuite Verifactu erfüllt
Die SuiteApp European Union Electronic Invoicing, nicht Spain Localization
Oracle dokumentiert den spanischen Ablauf für ausgehende Rechnungen und Gutschriften in European Union Electronic Invoicing. Er ist nicht mit Spain Localization zu verwechseln, das Steuerfunktionen und das SII abdeckt. Eine installierte spanische Lokalisierung bedeutet nicht, dass VERI*FACTU aktiv ist. Siehe Oracles Leitfaden zu Transaktionen und den Umfang von Spain Localization.
So funktioniert der Ablauf: E-Dokument, Avalara, URL, QR-Code und Status
Die dokumentierte Vorlage ist Avalara Veri*Factu outbound Invoice/Credit memo. Sie wird einer spanischen Tochtergesellschaft zugeordnet, und der Kunde erhält das Verifactu E-Document Package. Beim Speichern der Transaktion mit ausgewählter Vorlage beginnen Erzeugung und Zertifizierung.
Oracle beschreibt die Status For Generation und Ready for Certification, die Aktionen Generate E-Document und Certify E-Document sowie den E-Document Audit Trail. Die Zertifizierung übernimmt der Dienstleister. Die Transaktion erhält eine VERI*FACTU-URL, die als QR-Code im PDF dargestellt werden kann. Verwechseln Sie Erzeugung, Übermittlung und Zertifizierungsergebnis nicht: Prüfen Sie Antworten und Störungen.
Die Konformitätserklärung der Software in NetSuite
Oracle stellt die Erklärung (declaración responsable) auf Englisch und Spanisch im File Cabinet bereit: SuiteApps → com.netsuite.euelectronicinvoicing → statement → ES. Suchen Sie das Dokument für Ihre Version und bewahren Sie es bei der Projektdokumentation auf. Eine Herstellererklärung ist keine vorherige Zulassung durch die AEAT und garantiert nicht, dass alle Ihre Anpassungen korrekt sind.
Verifactu und SII im selben Konto: die Inkompatibilität für Gruppen
Oracle weist darauf hin, dass die spanischen Funktionen dieser SuiteApp und die SII-Funktionen von Spain Localization sich gegenseitig ausschließen. Wie granular diese Einschränkung bei gemischten Gruppen gilt, geht aus der Seite nicht klar hervor. Gehen Sie nicht davon aus, dass die Auswahl unterschiedlicher Tochtergesellschaften das Problem löst.
Sind einige Gesellschaften im SII und andere nicht, klären Sie den Umfang in Ihrem Konto mit Oracle und entwerfen Sie die Lösung, bevor Sie Funktionen installieren oder ändern. Eine Vorlage pro Tochtergesellschaft belegt nicht, dass ein Nebeneinander unterstützt wird.
Alternativen: Partner-Lokalisierungen
Eine Partner-Lokalisierung oder eine spezifische Integration kann geprüft werden. Fragen Sie nach Umfang je Beleg und Gesellschaft, Konformitätserklärung, Fehlerbehandlung, Versionskompatibilität und Wartungsbedingungen. Ein Konnektor garantiert allein keine Konformität: Der von Oracle dokumentierte Weg mit Avalara ist eine Option, die gegen die Anforderungen Ihrer Umgebung abzuwägen ist.
Verifactu in NetSuite einrichten: Schritt für Schritt
Diese Abfolge basiert auf der Oracle-Hilfe. Menüs können je nach Sprache, Rolle und Release abweichen. Beginnen Sie mit einer kontrollierten Einrichtung in der Sandbox, mit Verantwortlichen aus Finanzen und IT, statt mit echten Rechnungen zu experimentieren.
1. Inventar der Systeme, die Rechnungen ausstellen
Erfassen Sie NetSuite, Kassensysteme, E-Commerce und Branchenanwendungen mit den jeweiligen Gesellschaften und Nummernkreisen. Trennen Sie das System, das die steuerliche Rechnung ausstellt, von denen, die sie nur empfangen oder buchen. Legen Sie fest, wer Fehler korrigiert, und vermeiden Sie doppelte Rechnungen aus E-Commerce und ERP.
2. Voraussetzungen: OneWorld, Steuereinrichtung und spanische Tochtergesellschaft
Oracle verlangt OneWorld, Custom Transactions und folgende SuiteApps: Advanced Localization Features, Electronic Invoicing, EMEA Localization, Localization Assistant und NetSuite Electronic Business. Zudem müssen die in den Installationsvoraussetzungen genannten Standardrollen aktiv sein.
SuiteTax wird auf der geprüften Seite nicht als Voraussetzung genannt. Klären Sie Steuer-Engine, Abhängigkeiten Ihres Releases und die Steuern der spanischen Tochtergesellschaft mit Oracle. Lösen Sie vorher jede SII-Inkompatibilität und bestätigen Sie die benötigten Lizenzen und Dienste.
3. Installation und E-Dokument-Vorlage pro Tochtergesellschaft
Nach Installation der Abhängigkeiten und der SuiteApp öffnen Sie Setup → E-Documents → E-Document Templates. Bearbeiten Sie die Vorlage Avalara Veri*Factu outbound Invoice/Credit memo, wählen Sie die spanische Tochtergesellschaft und speichern Sie. Prüfen Sie Verbindungs- und Zertifizierungsbedingungen; die Vorlage allein schließt den Go-live nicht ab.
4. Kunden, Rollen und Pflichtfelder
Weisen Sie im Kundendatensatz, Reiter E-Document, das Verifactu E-Document Package zu. Für Rollen, die Transaktionen bearbeiten, verlangt Oracle die Berechtigung Custom Record Entries mindestens auf Stufe View. Vergeben Sie Berechtigungen passend zur Verantwortung der Nutzer.
Prüfen Sie Rechnungsart, Einstufung des Umsatzes, Regime-Schlüssel und Empfängeridentifikation. Oracle dokumentiert automatisch befüllte Felder und deren Herkunft; prüfen Sie, ob das Ergebnis den tatsächlichen Vorgang abbildet. Verdecken Sie keine USt-, Befreiungs- oder Auslandsempfänger-Fehler mit Standardwerten.
5. Der QR-Code in angepassten PDF-Vorlagen
Öffnen Sie Customization → Forms → Advanced PDF/HTML Templates. Oracles Leitfaden enthält ein Snippet, das den QR-Code aus dem Feld custbody_euei_es_vf_transaction_url erzeugt. Prüfen Sie jede eigene Vorlage, Sprache und jedes Druckformat: Eine korrekte Standardvorlage repariert die angepassten nicht automatisch.
Prüfen Sie Lesbarkeit im Druck, Linkziel und den VERI*FACTU-Hinweis. Ist das Feld leer, untersuchen Sie den Ablauf und die Antwort des Dienstes; konstruieren Sie nie eine fiktive URL, nur damit ein Code erscheint. Nutzen Sie das Beispiel aus der offiziellen QR-Dokumentation.
6. Qualität der Stammdaten
Bereinigen Sie Steuernummern (NIF), Firmennamen, Adressen, Identifikation ausländischer Kunden, Nummernkreise und Steuersätze. Beziehen Sie Gutschriften, Korrekturrechnungen, Befreiungen und Sondervorgänge ein. Benennen Sie einen Datenverantwortlichen: Einen Datensatz zu korrigieren, ohne offene Transaktionen zu prüfen, löst nicht alle Ablehnungen.
7. Tests in der Sandbox und in der Testumgebung der AEAT
Die NetSuite-Sandbox und die Testumgebung der Steuerbehörde sind nicht dasselbe. Stellen Sie sicher, dass die Verbindung den Testdienst nutzt und keine echten Datensätze sendet. Testen Sie Ausstellung, Korrektur, Storno und Kommunikationsfehler; prüfen Sie Status, Audit Trail, Anbieterkennungen und QR-Codes.
Legen Sie Stichtag, Störungswarteschlange und Go-live-Freigabe fest. Für die Prüfung von Anpassungen siehe unsere Leistungen NetSuite-Implementierung und NetSuite-Optimierung. Zum spanischen Steuerumfang siehe auch unseren Leitfaden zur spanischen Steuerlokalisierung in NetSuite und die Lokalisierungsdokumentation von Oracle.
Sanktionen bei Verstößen gegen Verifactu
Artikel 201 bis des spanischen Allgemeinen Steuergesetzes unterscheidet zwischen dem Verhalten des Herstellers und dem des Anwenders. Vorgesehen sind unter anderem Bußgelder von 150.000 € pro Geschäftsjahr und Systemtyp für bestimmte Verstöße bei Herstellung oder Vertrieb sowie 50.000 € pro Geschäftsjahr für den Besitz unter den gesetzlich genannten Umständen.
Das sind keine automatischen Bußgelder für jeden Rechnungsfehler: Es kommt auf Verhalten, Anforderungen und den Zeitpunkt der Durchsetzbarkeit an. Zudem gibt es einen eigenen Tatbestand für den Vertrieb nicht zertifizierter Software, sanktioniert je verkauftem System. Lassen Sie Ihre Situation steuerlich prüfen und bewahren Sie Nachweise zu Versionen, Konformitätserklärung, Tests und Störungsbehandlung auf.
Verifactu, B2B-E-Rechnung und SII: Fristen und Zusammenspiel
Es sind getrennte Pflichten, auch wenn es sinnvoll ist, sie in einem Projekt zu koordinieren. Die Softwareregeln betreffen Datensätze und Systeme; die B2B-E-Rechnung regelt den Austausch zwischen Unternehmen; das SII meldet die USt-Bücher. Ein QR-Code macht aus einem PDF keine strukturierte E-Rechnung.
| Pflicht | Zeitplan | Quelle |
|---|---|---|
| SIF / Verifactu | 1. Januar 2027 oder 1. Juli 2027; Verschiebung auf 2028 angekündigt | RD 1007/2023 |
| B2B-E-Rechnung: Jahresumsatz über 8 Mio. € | 6. Oktober 2027 | AEAT-Zeitplan |
| B2B-E-Rechnung: übrige betroffene Unternehmen und Freiberufler | 6. Oktober 2028 | Order HAC/1028/2026 |
| SII | Bereits in Kraft, mit eigenen Meldefristen | SII bei der AEAT |
Die B2B-Fristen ersetzen den Softwarezeitplan nicht automatisch. Prüfen Sie Umsatz, Anwendungsbereich und Übergangsregeln jeder Norm. Unser Leitfaden zum Gesetz Crea y Crece (auf Spanisch) liefert mehr Kontext; für Fristen gilt immer die neueste amtliche Quelle.
Häufige Fehler bei der Vorbereitung von Verifactu in NetSuite
- Die Verschiebung als beschlossen betrachten: Eine Mitteilung des Ministeriums ersetzt keine im BOE veröffentlichte Änderung.
- Aktivierung für eine Gesellschaft im SII: Prüfen Sie zuerst den steuerlichen Umfang und die von Oracle veröffentlichte Inkompatibilität.
- Kassen und E-Commerce vergessen: Das Projekt muss alle Systeme abdecken, die tatsächlich Rechnungen ausstellen.
- Angepasste PDFs nicht umstellen: Testen Sie QR-Code, URL und Hinweis in jeder genutzten Vorlage.
- Parallele Rechnungen ungeprüft lassen: Bewerten Sie Word, Excel und Makros nach ihrer tatsächlichen Funktion; vermeiden Sie nicht nachvollziehbare Wege.
- Übermittlung mit Annahme verwechseln: Überwachen Sie Fehler und Zertifizierung, nicht nur die Belegerzeugung.
- Nullkosten versprechen: Trennen Sie Lizenzen, Zertifizierungsanbieter, Implementierung und Support.
Häufige Fragen
Kann ich Verifactu freiwillig aktivieren, bevor es Pflicht wird?
Ja, wenn Ihr Unternehmen in den Anwendungsbereich der Verordnung fällt und das System angepasst ist. Prüfen Sie vorher die Produktivumgebung und die Bindungsregel: Sobald Sie Datensätze im VERI*FACTU-Modus übermitteln, müssen Sie dies mindestens bis zum Ende des Kalenderjahres der ersten Übermittlung beibehalten. Aktivieren Sie den Ablauf nicht für eine Gesellschaft, die wegen des SII ausgeschlossen ist.
Was passiert mit Rechnungen, die vor der Aktivierung von Verifactu ausgestellt wurden?
Die Aktivierung macht historische Rechnungen nicht zu Datensätzen, die an die spanische Steuerbehörde (AEAT) übermittelt werden. Bewahren Sie das bisherige Archiv vorschriftsgemäß auf und legen Sie einen Stichtag fest. Spätere Korrektur- oder Stornorechnungen zu älteren Belegen sollten Sie mit Anbieter und Steuerberater testen; senden Sie nicht die gesamte Historie erneut, als wären es neue Rechnungen.
Müssen ausländische Tochtergesellschaften einer spanischen Gruppe Verifactu erfüllen?
Nicht allein, weil sie zu einer spanischen Gruppe gehören. Jede Gesellschaft ist einzeln zu prüfen: Ansässigkeit, steuerliche Pflichten und mögliche Betriebsstätten in Spanien. In OneWorld ersetzt die Zuordnung einer Tochtergesellschaft zu einer Vorlage diese rechtliche Prüfung nicht und rechtfertigt nicht, den spanischen Ablauf für alle Töchter zu aktivieren.
Kostet die E-Invoicing-SuiteApp von Oracle extra?
Oracle dokumentiert, dass Electronic Invoicing kostenlos installiert werden kann, mit kostenloser Nutzung für ein Land und kostenpflichtigen Lizenzen für bestimmte multinationale Szenarien. Das belegt nicht, dass European Union Electronic Invoicing, die Zertifizierung über Avalara, Konfiguration und Support in Ihrem Vertrag enthalten sind. Fordern Sie vor der Budgetplanung eine Aufstellung für Ihr Konto an.
Zur Lizenzierung siehe die von Oracle veröffentlichten Bedingungen für Electronic Invoicing. Die Verfügbarkeit der Basis-SuiteApp sagt nichts über den Endpreis einer VERI*FACTU-Lösung aus.
Amtliche Quellen und Aktualisierung
Dieser Leitfaden unterscheidet zwischen geltendem Recht, Ankündigungen und dokumentierten Produktfunktionen. Er ersetzt keine Steuerberatung und bestätigt keine konkrete Konfiguration. Funktionen, Verträge und Fristen sollten vor Aktivierung oder Veröffentlichung von Änderungen geprüft werden.